Начисление оплаты по листку нетрудоспособности сотрудникам производится документом "Больничный лист".
Доступ к документу осуществляется:
- Из раздела "Кадры / Все отсутствия либо Больничные листы"
- Из раздела "Зарплата / Все начисления либо Больничные листы"
В шапке документа указывается месяц начисления, сотрудник и номер листа нетрудоспособности. Для заполнения предназначены закладки "Главное" и "Оплата".
Обратите внимание, что для внутренних совместителей отдельный больничный лист в программе не создается, в отличие от других неявок.
Практикум №104
Сотрудник ООО "Авангард" Балмашов П.А. принес больничный лист по общему заболеванию с 20.02 по 26.02. Отразим ситуацию в программе.
Для этого из раздела "Зарплата / Больничные листы" создадим новый документ "Больничный лист" и заполним условия. Сумма пособия будет рассчитана автоматически (дата дохода проставляется автоматически по запланированной дате выплаты зарплаты в настройках организации, изменим порядок выплаты – укажем, что выплата выполняется в межрасчетный период – 28.02).
Проверим заполнение закладки "Оплата" - она должна быть заполнена автоматически, исходя из информации по сотруднику в программе.
Расчет производился в размере МРОТ, т.к. данных о заработке за два прошлых года не предоставлено.
Проведем документ. Выведем на печать расчет к листку нетрудоспособности.
Рассмотрим особенности заполнения документа.
На закладке "
Главное" заполняются условия по больничному листу.
Так, указывается какой это больничный лист: первичный или продолжение. Если болезнь длительная, и больничный лист является документом, фиксирующим продолжение болезни, по ссылке "Выбрать первичный больничный лист" необходимо указать ссылку на документ, которым регистрировалось начало болезни – в этом случае период для расчета среднего заработка будет таким же, как и в первичном документе.
Причина нетрудоспособности выбирается в соответствии с первичным "бумажным" документом. От выбора причины нетрудоспособности зависит используемый алгоритм расчета. Так, заболевание или травма в быту предполагают 3 дня за счет работодателя, отпуск по беременности и родам – полностью за счет ФСС и в размере 100% и т.д., в соответствии с действующим законодательством.
В случае ухода за больным ребенком на отдельной закладке указывается причина болезни ребенка.
Указать конкретного ребенка, за которым осуществляется уход, можно, если в карточке физического лица заполнены сведения о родственниках.
В программе будет производиться расчет дней ухода ребенком для определения годового лимита.
На закладке "Оплата" также автоматически заполняется дата, с которой пособие будет выплачиваться в размере 50% (при необходимости дату можно скорректировать).
Доплата до среднего заработка за дни болезни – флаг доступен, если в настройках расчета зарплаты программы выбрана соответствующая возможность. Процент доплаты может быть указан в учетной политике организации и при необходимости отредактирован в документе вручную.
Флаг "Учитывать заработок предыдущих страхователей" установлен автоматически. Если в программе есть справки для расчета пособий с предыдущих мест работы, они будут автоматически учтены при расчете сумм пособий. Если флаг сбросить, то в следующем документе для данного сотрудника он также будет сброшен.
После проведения расчетов на данной закладке будут отображаться общие начисленные суммы пособий, НДФЛ. Здесь же можно скорректировать порядок выплаты.
Обратите внимание на особенности учета доходов по больничным листам для целей исчисления НДФЛ.
Доходы по больничным листам, как и отпуска, относятся к тем доходам сотрудника, которые должны учитываться по дате фактической выплаты. Если выплата больничного листа производится вместе зарплатой, то в программе в качестве даты дохода по больничному листу для расчета НДФЛ автоматически устанавливается дата выплаты зарплаты (исходя из настроек организации) – например, 05.03 для больничного, начисляемого в феврале. Следовательно, в отчетности данный доход и исчисленный НДФЛ по умолчанию отразится в отчетности в марте (далее, напомним, точная дата получения дохода будет зависеть от даты ведомости на выплату). При этом могут быть предоставлены вычеты за март.
При начислении зарплаты за месяц расчет НДФЛ будет производиться с учетом уже начисленных сумм по данному документу, и при необходимости сумма налога будет пересчитана автоматически.
Другие параметры оплаты больничного можно просмотреть и уточнить на закладке "
Оплата".
- Страховой стаж сотрудника, от которого может зависеть процент оплаты по больничному листу, заполняется и рассчитывается автоматически, если в карточке сотрудника введены сведения о стажах (а именно - о страховом стаже). При необходимости стаж можно уточнить вручную.
- Дата начала нетрудоспособности – определяет период расчета среднего заработка. Устанавливается автоматически, но может быть изменена вручную.
- При необходимости указывается дата нарушения режима. Начиная с этой даты, пособие по больничному листу ограничивается действующим на дату нарушения размером МРОТ.
- Периоды назначения пособия (для отказа от назначения пособия данный флаг следует снять);
- Процент оплаты и ограничение пособия – устанавливаются автоматически, но могут быть исправлены вручную.
Кроме того, на данной закладке можно уточнять и другие особенности:
- Районный коэффициент, если в организации применяются районные надбавки (пособие, рассчитанное в размере МРОТ, будет увеличено на районный коэффициент федеральный для сотрудников, работающих в организации/подразделении с указанной настройкой);
- Применять льготы сотрудникам, подвергшимся аварии на ЧАЭС либо сотрудникам, имеющим в стаже периоды службы, не входящие в страховой стаж – эти сведения зависят от данных в карточке сотрудника.
На закладке "Начислено" можно проанализировать подробным образом рассчитанные суммы по больничному листу.
На основании документа можно ввести больничный лист-продолжение либо приказ на доплату за совмещение (другому сотруднику).
Также из формы документа можно вывести на печать документы, подтверждающие расчет по больничному листу.
Если в настройках кадрового учета программы установлен соответствующий флажок, то из формы больничного листа можно вывести приказ на отпуск Т-6 в случае отпуска по беременности и родам.
Особенности учета стажа. Процент оплаты больничного (для листков-продолжений копируется из первичного листка нетрудоспособности), а также порядок расчета максимального размера пособия по временной нетрудоспособности (ограничение) определяются автоматически в зависимости от причины нетрудоспособности, даты начала нетрудоспособности и зарегистрированного в информационной базе страхового стажа сотрудника. Стаж вносится в табличную часть "Сведения о стажах" в карточке сотрудника (физического лица) (см. Личные данные сотрудников).
При этом следует учесть изменения, внесенные Федеральными Законами 212-ФЗ, 213-ФЗ от 24.07.09. Так, до 2010 года для определения процента оплаты среднего заработка использовался страховой стаж. С 2010 года в стаж для расчета процента оплаты также включаются нестраховые периоды, т.е. периоды, когда за сотрудника не уплачивались взносы в ФСС (например, служба в армии по контракту, служба в полиции и т.п.). Следовательно, если у сотрудника не было нестраховых периодов, достаточно ввести в сведения о трудовой деятельности информацию о страховом стаже для больничных листов, как указано выше. Если же у сотрудника таковые периоды были, то необходимо ввести также информацию о стаже с учетом таких нестраховых периодов. В последнем случае в документе "Больничный лист" помимо общего процента и ограничения, исчисленного из стажа с учетом нестраховых периодов, появится уточнение по стажу с нестраховыми периодами (можно проанализировать на закладке "Оплата"). При расчете оплаты по больничному листу при наличии стажа с учетом нестраховых периодов будет учтено, что часть суммы должна будет возмещаться ФСС из Федерального бюджета. Эти сведения автоматически учитываются при составлении отчетности.
Практикум №105
Сотрудник ООО "Авангард" Ржевский Д.И. принес больничный лист по общему заболеванию с 15.02 по 19.02. Рассчитаем ему сумму пособия. Для этого создадим документ "Больничный лист" и заполним его условия, расчет будет произведен автоматически с учетом периодов нестрахового стажа.
Проверим закладку "Оплата" – здесь отображаются особенности расчета стажа сотрудника.
Проверим закладку "Начислено", выплата производится в межрасчетный период – 28.02, проведем документ.
Льготы по радиации. Для сотрудников, которые являются льготниками на получение пособия по временной нетрудоспособности в связи с тем, что подвергались радиации (см. пункт "Личные данные сотрудников"), в документе предусмотрен автоматический расчет пособия, исходя из общего ограничения и 100% среднего заработка. При этом пользователь может отказаться от применения льготы, либо уточнить ограничение и процент на вкладке "Оплата".
Изменение лет для расчета среднего заработка. Если сотрудник работал в организации долгое время, то при изменении календарных лет, исходя из которых рассчитывается средний заработок, сумму заработка можно отредактировать вручную по ссылке "Изменить". Если сотрудник в организации не работал в эти периоды, то ручные корректировки сумм, как правило, не вводятся, а вводится справка от другого работодателя.
Временная нетрудоспособность без оплаты. В соответствии с частями 2.1 и 2.2 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ пособие может выплачиваться по одному из мест работы застрахованного лица по его выбору. Поэтому по остальным местам работы необходимо зарегистрировать отсутствие по болезни без начисления пособия (например, если сотрудник является в одной организации основным сотрудником, а в другой – внешним совместителем, два прошлых года он не работал у этих же работодателей, и принял решение получать пособие по основному месту работы).
Для этих целей необходимо сбросить флажок "Назначить пособие с:" на закладке "Оплата".
Практикум №106
Сотрудник Давыдов Д.В. работает в ООО "Трейд" по совместительству. Он получил два больничных листа, один из которых принес на основное место работы вместе со справкой от другого работодателя (этот пример мы рассмотрим ниже), а другой – по совместительству. Больничный по совместительству не будет оплачиваться, однако сотруднику необходимо подтвердить время его отсутствия по уважительной причине (кроме того, учесть в стаже ПФР). Поэтому для отражения данной ситуации в программе введем сотруднику ООО "Трейд" Давыдову Д.В. больничный лист без оплаты. Сначала заполним закладку "Главное": месяц – февраль, общее заболевание, период болезни с 24.02. по 27.02.
На закладке "Оплата" сбросим флаг "Назначить пособие".
На закладке "Начислено" зафиксировано отсутствие по болезни без сумм.
Проведем документ.
В данном примере зарегистрировано отсутствие по болезни без оплаты, что необходимо для отражения в табеле, уменьшения оплаты по окладу (или другой основной оплате), а также отражения в отчетности ПФР.
Особенности расчета оплаты по больничному листу сотрудникам, работающим в режиме неполного рабочего времени. Если у сотрудника очень маленький заработок, либо он отсутствует, заработок принимается равным величине МРОТ на дату заболевания (МРОТ*24/730). Если же сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени, то МРОТ корректируется на коэффициент неполного рабочего времени.
Режим неполного рабочего времени задается в графике работы (см. раздел "Графики работы"), количество занимаемых ставок на эту настройку не влияет. При необходимости она корректируется вручную.
Справки других страхователей о заработке. Если есть необходимость учета заработка у другого работодателя, то предварительно вводится справка о заработке с помощью документа
"Справки для расчета пособий".
Доступ к документу осуществляется в разделе "Зарплата / Справки для расчета пособий" (блок См. также). Также справку можно ввести непосредственно при заполнении больничного листа. При создании документа указывается следующая информация:
- дата документа – дата ввода данных по справке;
- сотрудник, который принес справку о своем заработке – документ создается только на одного сотрудника;
- страхователь – работодатель, у которого работал сотрудник и который выдал справку о заработке, выбирается из справочника "Работодатели". Один документ-справка создается на одного работодателя. Если планируется направлять запрос в ФСС о "благонадежности" работодателя, выдавшего справку, то рекомендуется заполнять подробные сведения о работодателе.
- Период работы – конкретные даты работы у данного работодателя, согласно принесенной справке, указываются обязательно;
- В таблице ниже указывается расчетный год (полностью 4 цифры), за который фиксируется заработок, и сумма заработка. В одном документе можно ввести заработок сразу за несколько лет, если человек работал у одного и того же работодателя. Кроме того, существует возможность указывать количество календарных дней, исключаемых из расчета среднего заработка для пособий по материнству.
Практикум №107
Сотрудник ООО "Авангард" Давыдов Д.В. принес на основное место работы больничный лист по общему заболеванию с 24.02 по 27.02, а также справку о заработке у другого работодателя (ООО Ритм) за 2017-2018 гг. Необходимо отразить ситуацию в программе.
1. Создадим справку о заработке для расчета пособий (входящую) из раздела "Зарплата / Справки для расчета пособий").
Страхователя ООО "Ритм" следует добавить в справочник "Работодатели" (только наименование).
Период работы- 01.01.2017 – 31.12.2018.
Заработок за 2017 год составил 350 000 руб., за 2018г. – 450 000 руб.
Проведем документ.
2. Начислим оплату по больничному листу сотруднику Давыдову Д.В. с учетом справки. Для этого создадим новый документ "Больничный лист" для ООО "Авангард", заполним на закладке "Главное" условия болезни: с 24.02. по 27.02, общее заболевание. Проверим наличие флажка "Учитывать заработок предыдущих страхователей".
Результат будет рассчитан автоматически.
Проверим расчет среднего заработка.
Проверим закладку "Оплата".
Проанализируем закладку "Начислено".
Проведем документ.
Перерасчеты прошлых периодов. В ситуациях, когда с опозданием в расчетный отдел поступает информация об отклонениях прошлых периодов, чаще всего достаточно просто создать документ, регистрирующий отклонение – благодаря механизму вытеснения произойдет сторнирование оплаты за предыдущий период, и расчет начислений по вытесняющему виду расчета. В документе для отражения перерасчета появится отдельная закладка.
Практикум №108
Сотрудница ООО "Авангард" Гаврилова Н.И. принесла в феврале больничный лист на отпуск по беременности и родам с 28.01 по 10.02. (в рамках учебного примера период отпуска по беременности принят коротким, поскольку зарплату в рамках курса за длительный период мы рассчитывать не будем)
Отразим ситуацию в программе. Для этого введем больничный лист и укажем условия по документу.
Расчет будет произведен автоматически.
Обратите внимание, что в документе появилась закладка "Перерасчет прошлого периода" и автоматически произведен перерасчет за январь (в январе сотруднице была начислена зарплата).
Суммы начислений по больничному листу, как и ранее, отражаются на закладке "Начислено".
Итог перерасчета также отображается на закладке "Главное". Проведем документ.
Из формы документа можно вывести на печать приказ на предоставление отпуска по беременности и родам.
Выплатим в межрасчет сумму по документу. Для этого в документе нажмем кнопку "Выплатить" и создадим ведомость на выплату через банк (НДФЛ не уплачивается, т.к. отпуск по беременности и родам не облагается налогом).
Обратите внимание, что перерасчет такого вида производится только если затронуты предыдущие периоды (месяцы начисления).
Пример. Сотруднику в январе начислены отпускные. В феврале он приносит больничный лист, даты которого пересекаются с датами отпуска. В этом случае производится перерасчет отпуска (сторнирование начисленных сумм). При необходимости отпуск можно продлить – отдельным документом "Отпуска". Если же отпуск сотруднику начислен в феврале, то никакого сторнирования не происходит т.к. месяцы начисления совпадают.
В любом случае пользователю выдается сообщение о том, что в данном периоде уже зарегистрировано отсутствие – другим документом.
Если месяцы начисления у документов совпадают, то необходимо найти пересекающиеся документы и внести в них нужные исправления вручную (пока месяц не "закрыт").
Практикум №109
1. Примем в ООО "Авангард" Дурову Н.А. Такое физическое лицо уже есть в базе (она уволена из ООО "Трейд" 20.02.2019). Следовательно, необходимо создать нового сотрудника к имеющемуся физическому лицу и новый прием на работу (в другую организацию).
Сотрудник
Прием на работу в отдел электротехники инженером с 21.02.
Обратите внимание: на закладке "Оплата труда" аванс устанавливаем 40% от тарифа!
Также укажем в карточке сотрудника номер карточного счета (в разделе "Выплата, учет затрат") с февраля 2019.
2. При приеме на работу сотрудницей были предоставлены справки о заработке у предыдущих работодателей:
ООО Ритм – за 2018г. (с 01.01.2018 по 31.12.2018), сумма заработка 500 000 руб.
Также у сотрудницы есть справка из ООО "Трейд", однако она не будет участвовать в расчете в текущем год, поэтому вводить данные сведения в рамках курса не будем.
Введем справку о заработке для расчета пособий (входящие) в разделе "Зарплата/Справки для расчета пособий":
Справка от ООО Ритм
3. Сотрудница ООО "Авангард" Дурова Н.А. принесла больничный лист по общему заболеванию с 25.02 по 28.02. Введем в программу сведения по больничному листу и рассчитаем ей сумму пособия.
Самостоятельно проанализируйте, как рассчитана сумма пособия сотруднице:
- Есть ли какие-то особенности расчета на закладке "Оплата", которые влияют на расчет больничного листа?
- Учтены ли справки других страхователей и как учтены?
- Что отражается на закладке "Начислено (подробно)"?
Запросы в ПФР и ФСС
Обратите внимание на то, что в случае каких-либо сложностей со справками о заработке для расчета пособий можно подавать запросы в ПФР и ФСС. Такие документы формируются в разделе "Отчетность, справки".
Так, если справка, которую предоставил сотрудник, вызывает какие-либо вопросы у бухгалтера, он может подать запрос в ФСС о проверке работодателя.
Если же сотрудник не имеет возможности запросить такую справку непосредственно от работодателя, то можно подать запрос в ПФР о сведения для назначения пособия.
В этом случае формируется документ "Заявление и запрос в ПФР о заработке".
В документе указывается причина, по которой сотрудник не может получить справку, а также сведения об организации и самом работнике.
Из формы документа можно вывести на печать заявление от имени работника для организации и форму запроса в ПФР от имени организации на основании его заявления.
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.