Сотрудник – это лицо, заключившее с организацией договор. Поскольку с одним и тем же человеком может заключаться несколько договоров, то на каждый трудовой договор в программе создается отдельный сотрудник. При этом личные данные человека для каждого договора одинаковы, и программе они вносятся один раз – в справочник "Физические лица".

Таким образом, получается, что физическое лицо в справочнике "Физические лица" – это сам человек, а связанный с ним сотрудник в справочнике "Сотрудники" - это договор с данным человеком. Примеров, когда к одному физическому лицу создается несколько сотрудников, может быть много. В таблице ниже приведены некоторые из них.

Физическое лицо	Сотрудник	Особенности приема	Документы
Иванов Иван Иванович	Иванов Иван Иванович1	Трудовой, основное место работы	Прием на работу
	Иванов Иван Иванович2	Трудовой, внутреннее совместительство	Прием на работу
Петров Петр Петрович	Петров Петр Петрович1	Трудовой, принят на работу в январе и уволен с основного места работы в феврале	Прием на работу, Увольнение
	Петров Петр Петрович2	Трудовой, принят на основное место работы в ноябре	Прием на работу

Дублирования физических лиц, если с одним и тем же человеком заключаются разные договоры, допускать нельзя. Это приводит к неверному расчету налогов и взносов, и соответственно к неверно сформированной отчетности.

---

Помимо трудовых договоров, с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ). В программе такие договоры могут быть оформлены следующим образом:

• Если сотрудник для такого физического лица не зарегистрирован, то вводится сотрудник и далее оформляется договор с ним;
• Если же человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не требуется в обязательном порядке регистрировать нового сотрудника для оформления договора ГПХ – такой договор можно заключить с работающим сотрудником по трудовому договору.

Кроме того, в программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками, т.е. не заключавших трудовые либо подрядные договоры. Информация о таких лицах вносится только в справочник "Физические лица". Это могут быть:

• Акционеры;
• Сторонние физические лица – получатели незарплатных доходов (выигрыши, аренда транспорта и т.п.).

Таким образом, человек как физическое лицо в программу вводится всегда и только один раз. Необходимость ввода сотрудника и особенности заполнения данного справочника зависят от вида взаимоотношений человека и организации (см. таблицу ниже).

Вид отношений	Справочники	Другие обязательные документы	Расчетные документы
Трудовой договор	Физическое лицо + Сотрудник (отдельный на каждый трудовой договор)	Прием на работу и пр. кадровые приказы	Начисление з/п и пр. расчетные документы
Подрядный договор	Физическое лицо + Сотрудник (можно использовать сотрудника по трудовому договору)	Договор подряда/ Авторский	Начисление з/п / Начисление по договорам
Акционеры, прочие доходы	Физическое лицо		Специализированные документы для каждой ситуации (Дивиденды - для акционеров, Выплата прочих доходов – для иных сторонних физических лиц.)

Доступ к справочникам "Физические лица" и "Сотрудники" осуществляется в разделе "Кадры".

Назад

Оглавление

Вперед