Если в организации изменения штатного расписания происходят часто, они значительны, количество позиций штатного расписания довольно большое, то целесообразно вести историю изменения штатного расписания, включив ее в настройках программы.

Обратите внимание, что если штатное расписание велось без сохранения истории, то при изменении настроек также будет добавлен документ "Утверждение штатного расписания", утверждающий уже введенные ранее позиции.

Практикум №65_________________________________

1. В настройках кадрового учета программы дополнительно установим флаг "Ведется история изменения штатного расписания" (данную настройку следует делать, закрыв (!) все справочники, в том числе и штатное расписание).

2. Откроем в разделе "Кадры" справочник "Штатное расписание": теперь позиции штатного расписания нельзя добавить непосредственно по команде "Создать", только используя документы по изменениям штатного расписания.

Уже созданное нами штатное расписание ООО "Трейд" сохранено, при этом автоматически сформирован документ по утверждению штатного расписания.

_________________________________

Документ "Утверждение штатного расписания"

Данный документ можно вызвать как из справочника "Штатное расписание", так и непосредственно в разделе "Кадры".

Данный документ используется:

• При первичном утверждении штатного расписания в программе;
• При глобальном изменении данных по позициям штатного расписания (фактически замены штатного расписания на новое).

При заполнении документа указывается:

• Месяц, с которого штатное расписание вступает в действие – обратите внимание, что документ вводится только один раз в указанный месяц, внося изменения на первое число;
• Дата утверждения нового штатного расписания;
• Перечень позиций штатного расписания с указанием их особенностей (заполнение производится так же, как и при заполнении отдельной позиции штатного расписания).

Также предусмотрены отдельные команды для изменения плановых начислений сотрудников (т.е. создание соответствующего документа) и упорядочивания позиции.

По ссылке "Подписи не указаны" можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания

Практикум №66_________________________________

Составим штатное расписания для ООО "Авангард" с использованием документом по утверждению штатного расписания.

1. Откроем из раздела "Кадры" справочник "Подразделения", выберем в качестве организации ООО "Авангард" и установим флаг "Показывать новые".

Добавим новое подразделение "Администрация" – обратите внимание, что дата формирования подразделения недоступна для редактирования.

Также добавим другие подразделения, чтобы получилась структура как на рисунке ниже.

2. Перейдем к справочнику "Должности" в разделе "Кадры". Должности "директор" и "инженер" мы будем использовать для ООО "Авангард" из уже имеющегося списка. Отметим флаг "Показывать новые" и добавим новые должности.

Новые должности: Рабочий; Охранник (дата ввода в штатное расписание, как и в случае с подразделениями, недоступна для редактирования).

Должность "Рабочий" подразумевает некие сложные условия, поэтому укажем для нее процент надбавки за вредность (15%) и дополнительные дни отпуска (12 дней).

3. Откроем из раздела "Кадры" справочник "Штатное расписание", установим отбор по организации ООО "Авангард". Утвердим штатное расписание на 01.01.2016. Для этого создадим документ "Утверждение штатного расписания", воспользовавшись соответствующей ссылкой.

При заполнении документа укажем дату составления – 01.01.2016 и месяц утверждения – январь 2016г. Для того, чтобы ввести новую позицию выберем команду "Добавить позицию".

1) Позиция "Директор / Администрация"

Описание позиции: подразделение – Администрация, должность - директор (обратите внимание, что при открытии данных справочников должен стоять флажок "Показывать новые")

График – Пятидневка, 1 ставка

Оплата труда: оплата по окладу = 40 000 руб.

Позицию следует сохранить по команде ОК в документ.

2) Таким же образом добавим следующие позиции:

2.1) Производственная группа / Начальник отдела/ график – Пятидневка / 1ставка / оплата по окладу 30 000 руб., надбавка за руководство 10%;

2.2) Отдел электротехники/ Инженер/ график – Пятидневка/ 5 ставок/ оплата по окладу 25 000 руб.,  надбавка за сложность, напряженность 10%;

2.3) Отдел радиооборудования/ Инженер/ график – Сменный 2/2 А / 5 ставок/ оплата по окладу по часам 25 000 руб. (обратите внимание, что при необходимости можно делать и отдельные позиции для графики разных циклов сменности; в рамках курса график будет уточняться в кадровых документах сотрудников);

2.4) Отдел радиооборудования/ Рабочий/ график - Сменный 2/2 А / 5 ставок/ Сдельный заработок (для работающих по окладу)20 000 руб., надбавка за вредность и дополнительный отпуск будут учтены автоматически

2.5) Охрана/ Охранник / график - Сменный 24ч.А/ 5 ставок/ Оплата по окладу (по часам) = 20 000 руб.

4. Проведем документ по команде "Провести" и по команде "Печать" выведем печатные формы:

Унифицированную форму штатного расписания (Т-3)

Закроем печатные формы и документ. В справочнике "Штатное расписание" теперь отображается штатное расписание ООО "Авангард", а кроме того, можно открыть документ, утвердивший штатное расписание (по соответствующей ссылке).

_________________________________

Примечательно также и то, что при отмене проведения данного документа позиции, внесенные в него, удаляться не будут – они будут отмечены в справочнике как неутвержденные.

Документ "Изменение штатного расписания"

Данный документ можно вызвать как из справочника "Штатное расписание", так и непосредственно в разделе "Кадры".

Документ используется внесения для локальных изменений (по нескольким позициям) на любую дату месяца. В остальном, его работа сходна с предыдущим документом.

Изменения могут вноситься на конкретную дату, указываемую в документе. Для того, что ввести новые позиции, указывается команда "Добавить". Для того чтобы изменить имеющиеся позиции, можно подобрать их и внести изменения. Для закрытия позиции используется команда "Закрыть позицию".

Практикум №67_________________________________

В штатном расписании произошли изменения на 15.01.2016. Из формы справочника "Штатное расписание" создадим документ "Изменение штатного расписания" на 15.01.2016 для ООО "Авангард".

1. Добавим новую позицию "Начальник отдела / Охрана". Для этого воспользуемся командой "Добавить позицию" и введем соответствующую информацию.

Описание позиции: подразделение – Охрана, должность – Начальник отдела, график – Пятидневка, 1 ставка, оплата по окладу – 30 000 руб.

2. Для позиции "Инженер/ Отдел электротехники" требуется уменьшить количество занимаемых ставок, а для позиции "Инженер/ Отдел радиооборудования" изменить оплату труда. Воспользуемся командой "Изменить позицию"

В окне подбора найдем нужные позиции (инженеры) и выберем их двумя кликами левой клавиши мыши.

2.1. Исправим количество ставок для инженеров в электротехнике (4 ставки)

2.2. Для инженеров в отделе радиооборудования укажем новый размер оклада -27 000 руб.

Обратите внимание на комментарии в документе – они "подсказывают", какие изменения выполнены.

Документ следует провести по соответствующей команде и вывести на печать "Приказ о внесении изменений".

Закроем документ, изменения "нашли" отражение в штатном расписании. По соответствующей ссылке можно просмотреть все документы, повлиявшие на изменение штатного расписания (более ранние документы при этом для редактирования недоступны).

_________________________________

Обратите внимание на цветовую "легенду" в документах:

• Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились;
• Зеленый цвет – новая информация (новая позиция, новое начисление и т.п.)
• Синий цвет – информация изменена (данные по позиции, по оплате)
• Красный цвет – отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции и т.п.).