Справочник "Графики работы" содержит перечень всех графиков работы организации, назначаемых сотрудникам кадровыми приказами, и предназначен для целей учета времени. Справочник вызывается в разделе "Настройка / Графики работы сотрудников".
Графики работы
Внешний вид графика представляет собой таблицу, в которой помесячно отмечены объемы рабочего времени по конкретным дням / сменам на выбранный год, нерабочие (выходные и праздничные) дни и общее количество рабочих дней и часов в месяцах. Стандартный пятидневный график работы при 40-часовой неделе, как правило, заполняется автоматически при работе помощника начальной настройки программы. Графики можно создавать, объединяя их в группы (пятидневные, сменные 2/2, региональные и т.п.)
При добавлении нового графика указывается:
- Понятное и корректное наименование графика;
- Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные;
- Параметры нового графика по команде "Изменить свойства графика".
Если в программе используется один производственный календарь, то он автоматически применяется при заполнении графиков. Если же в программе используется несколько производственных календарей, то в свойствах графика необходимо будет выбрать производственный календарь.
Рассмотрим настройку свойств графиков для разных ситуаций.
Графики работы по дням недели
Пятидневные, шестидневные и подобные им графики относятся к графикам со способом заполнения по дням недели. В этом случае можно четко связать рабочее время с конкретным днем недели и запланировать количество часов работы в этот день.
Учитывать праздничные дни. Флажок по умолчанию установлен. При указании этого флажка рабочие часы в праздничные дни по производственному календарю проставляться не будут, т.е. они будут учтены как выходные. Для способов по дням недели установка такого флажка – часто используемый вариант.
При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни. Флажок по умолчанию не установлен. Использовался в 2020г. для применения нерабочих оплачиваемых дней в графике по отдельным указам Президента РФ.
Суммированный учет рабочего времени. Бывают ситуации, когда по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Как правило, это случается при сменных графиках. В этих случаях может использоваться введение суммированного учета рабочего времени. Флаг "Суммированный учет рабочего времени" означает, что длительность рабочей недели может быть не равна количеству дней, указанному в графике, а также, что оплата среднего заработка для командировок и в других аналогичных случаях будет осуществляться в часах, а не в днях. Для способов по дням недели такой флаг устанавливается нечасто.
По умолчанию предполагается, что в графике работы будет запланировано явочное время. Однако если в конфигурации в соответствии с настройками расчета зарплаты ведется учет ночных, вечерних часов, используются перерывы для кормления детей или несколько видов планового времени, то возможно отметить флажками несколько видов рабочего времени для графика для составления расписания работы.
Обратите внимание: рабочее время в графике складывается (а не указывается в том числе). Например, если человек работает всего 8 часов, а из них 2 часа приходится на ночное время, то график заполняется так: Я = 6, Н = 2. Длительность рабочей недели отсчитывается в графиках по дням недели автоматически и вручную не изменяется, дата отсчета не используется.
Завершение настроек подтверждается командой "Готово!"
Для данного типа графиков доступен флаг "Автоматическое обновление по производственному календарю" – в этом случае при изменении производственного календаря график будет перезаполняться автоматически.
Дополнительное задание № 11.2
_______________________________________________________________________________________
Создадим новый пятидневный график работы для региона со своим производственным календарем. Добавим новый график, укажем его наименование "Пятидневка 40ч. (Якутия)". По команде "Изменить свойства" укажем производственный календарь по Якутии, проверим остальные свойства графика.
По команде "Готово!" заполним новый график. График следует записать и закрыть.
Следует учесть, что график – это норма часов за месяц, которая будет использоваться для расчета оклада и другой оплаты (т.е. это показатели Норма дней и Норма часов в формулах расчета), поэтому составление графиков должно быть всегда согласовано с расчетной группой. В текущей версии программы при настройке прав доступа с использованием типовых профилей доступа следует помнить, что графики работы могут быть недоступны для изменения под "кадровыми" профилями.
Обратите внимание, что в графиках работы рассчитывается и отображается среднемесячное число дней и число часов, которые используются как показатели при расчете начислений по заработной плате.
Неполное рабочее время
Настройка неполного рабочего времени доступна только в том случае, если в настройках кадрового учета программы установлен флаг "Используется работа по неполной ставке". Данная настройка позволяет вести учет неполного рабочего времени, в том числе для совместителей.
При установке признака неполного рабочего времени появляется возможность уточнить вид времени для табельного учета (например, если для сокращенного времени вместо обозначения Я в табеле используется ЛЧ).
Сокращенная продолжительность рабочего времени – это уменьшенная продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной, которую отдельным категориям сотрудников гарантирует закон (в зависимости от характера выполняемого ими труда).
Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше нормальной, установленная по соглашению сторон и оплачиваемая пропорционально отработанному времени.
Графики сокращенного и неполного рабочего времени также составляются в справочнике "Графики работы".
Отличия настроек для сокращенного и неполного времени:
- Сокращенное время – выплачивается полный размер оклада, нет льготных кодов в стаже ПФР (например, 35-часовой график для инвалидов);
- Неполное время – как правило, выплачивается оклад пропорционально отработанному времени (совместители), при этом норма рассчитывается по другому графику (полному графику по этой ставке).
При составлении графика необходимо выбрать вариант неполного времени: неполный рабочий день либо сокращенная рабочая неделя. Далее нужно также составить собственное расписание работы каждого "неполного" графика.
Важно!
Настройка режима неполного рабочего времени (когда норма берется по другому графику) также влияет на расчет оплаты по больничному листу с 2011 года. Если начисление сотруднику рассчитывается в размере МРОТ (при маленьком размере фактического среднедневного заработка), и сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени, то в соответствии с действующим законодательством МРОТ корректируется на коэффициент неполного рабочего времени по графику.
Практикум №23
_______________________________________________________________________________________
Создадим несколько графиков уменьшенной продолжительности на 2023 год:
1. Сокращенное рабочее время = 35 ч. в неделю (в нашем учебном примере этот график может использоваться для инвалидов)
При необходимости время "Явка" можно переключить на время "Сокращенное" в разделе "Виды времени"(иначе флаг неполного времени можно не устанавливать).
2. Составим график работы для сотрудников, работающих во вредных условиях. Несмотря на то, что вредные условия предполагают сокращенное время, флаг в настройках не устанавливаем, чтобы сохранить льготный стаж для пенсии.
Создадим график "Пятидневка 36ч.": укажем заполнение на 2023г. и перейдем к настройке свойств графика.
Укажем следующие свойства:
По команде "Готово!" заполним новый график. График следует записать и закрыть.
3. Неполное время. Создадим график неполного рабочего времени – 20 часов в неделю. В учебной базе мы будем использовать этот график для совместителей, работающих на 0,5 ставки.
Норма определяется по пятидневному графику:
3. Составим график с перерывами для кормления для молодой мамы (0,5 ст.): она работает в режиме неполного рабочего времени по 3 часа в день и 1 час ей предоставляется в качестве перерывов. Настройки будут выглядеть следующим образом:
Важно!
При составлении графиков неполного рабочего времени необходимо обратить внимание на следующие особенности:
- важно корректно выбрать, от какого графика берется норма (например, сотрудник работает на 0,5 ставки в Якутии и, следовательно, полный график – Пятидневка 40ч. (Якутия));
- продумать, следует ли уменьшать время на предпраздничный час; в случае оплаты по дням данное уменьшение не повлияет на расчет оклада, в случае же оплаты по часам нужно понимать, что час, не указанный в графике, оплачиваться не будет. Если принято решение исправить время в графике вручную, то флаг "Автоматическое обновление по производственному календарю" следует сбросить.
Сменные графики работы
Сменная работа - это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Для составления графика сменной работы в программе используются способ заполнения по циклам произвольной длины.
При добавлении нового графика указывается:
- Понятное и корректное наименование графика.
- Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.
- Заполняются свойства нового графика по команде "Изменить свойства графика". Способ заполнения графика выбирается по циклам произвольной длины.
- Если организация действует непрерывно, и работа осуществляется и в праздничные, флажок "При заполнении учитывать праздничные дни" снимается. Если данный флаг снят, то автоматическое обновление по производственному календарю не доступно.
- Также в таких графиках часто используется режим суммированного учета. Если планируется рассчитывать переработки при суммированном учете (и эта настройка предварительно выполнена в настройке расчета зарплаты программы), то для графика необходимо указать, как определять нормы для оценки переработки: по производственному календарю, по текущему графику или по другому графику.
В расписании работы сменных графиков указываются рабочие и нерабочие смены с того дня, который указан, как дата отсчета. Для рабочей смены указывается порядковый номер дня, на который она выпадает, и количество часов в смене. Для нерабочей смены указывается только номер дня.
Дата отсчета - это дата, с которой начинается цикл графика. Таким образом, первый день, указанный в расписании работы как день № 1, будет совпадать с этой датой.
Важно!
Желательно дату начала графика указывать либо 01.01 года, в котором график вводится, либо дату прошлого года, чтобы при необходимости можно было получить среднее за год количество часов в месяце по этому графику.
Длительность рабочей недели – это норма по производственному календарю, на который следует ориентироваться, составляя графики суммированного учета. По умолчанию количество часов равно 40, и может быть изменено вручную.
Важно!
Поскольку в организации одни работники приступают к работе в первую смену, а другие в это время отдыхают, сменные графики необходимо создавать для каждой группы таких работников отдельно (так называемые "четные и нечетные" графики).
Таким образом, еще на этапе планирования количества штатных единиц, нужно определить, сколько нам потребуется графиков, для соблюдения непрерывного цикла смен. Например, для графика "Сменный 2/2" со сменой 11ч. потребуется создать два элемента справочника "Графики работы" с разным циклом смен.
Пример такого графика в таблице ниже.
|
Графики/числа месяца |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
График 2/2_А |
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
График 2/2_Б |
|
|
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
|
В другой ситуации может потребоваться другое количество графиков, например, 4.
|
Графики/числа месяца |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
График 2/2_смена1 |
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
График 2/2_смена2 |
|
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
|
11 |
|
График 2/2_смена3 |
|
|
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
|
|
График 2/2_смена4 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
|
11 |
11 |
|
Практикум №24
_______________________________________________________________________________________
1. Создадим сменный график "Сменный 2/2_А", настроим вручную и заполним его на 2023 год.
Ведется суммированный учет рабочего времени, организована работа в праздники, смена 11ч., дата отсчета 01.01.2023
2. Создадим сменный график "Сменный 2/2_Б", он будет отличаться от первого графика только изменением цикла смен в расписании работы.
Если работа осуществляется в ночное и/или вечернее время, это также можно запланировать в сменном графике работы (как рассказывалось выше).
Особенности учета ночного/вечернего времени и перехода через полночь в сменных графиках
Следует учесть, что иногда смена может приходиться на разные календарные сутки. В этом случае необходимо решить, как вносить эту информацию в расписание работы. Прежде всего, следует вспомнить, какое время относится к ночному (по ТК РФ это время с 22 часов вечера до 6 часов утра). Если в организации учитывается вечернее время тоже, то определить период вечернего времени (чаще всего это время с 20 до 22 часов вечера). Далее следует выбрать способ заполнения рабочих смен в графике.
Пример. Сотрудник приходит на работу в 8 часов утра и уходит с работы в 8 часов утра следующего дня (для простоты расчета предположим, что обед без отрыва от производства). Итого он работает 24 часа.
Способ № 1. Все часы работы вносятся в один день (одну смену). Тогда достаточно разделить время на явочное и ночное (т.е. всего 24 часа работы, из них 8 ночных и 16 явочных) – как на рисунке ниже. Плюс такого подхода: возможность подсчета числа смен. Минус: сложности с автоматической доплатой за праздничные часы (т.к. не ясно, сколько часов пришлось на праздники).
Способ № 2. Рабочие часы можно разделить по календарным суткам и заполнить два номера дня. Так, в данном примере в первые сутки сотрудник отработает 16 часов (при этом 2 часа будут ночные, остальные 14 – явочные); во вторые сутки – 8 часов (из них 6 часов ночные и 2 явочные).
График заполняется как на рисунке ниже.
Практикум №25
_______________________________________________________________________________________
Составим график 24 часа в сутки по способу № 2, для учебного примера достаточно одного графика (при таком цикле смен, как правило, будет четыре графика). График с 8 утра до 8 утра следующего дня. Перерывы с 14 до 15 и с 21 до 22 (т.е. по факту 22 рабочих часа, но как правило, такие графики называют "сутками"). Следовательно, в первые сутки сотрудник отработает с 8 до 22 за вычетом 2 ч перерывов – 12ч. дневных и с 22 до 24ч - 2 часа ночных. Рассчитайте, сколько каких часов сотрудник отработает в часть смены, переходящую на следующие сутки. Заполним график.
Дополнительное задание.
Для поддержки сменного режима "Сутки через трое" создадим еще три графика работы. При создании возможны следующие варианты настройки расписания:
- сдвиг даты начала отсчета на предыдущий год;
- сдвиг смен в графике.
Сдвиг даты отсчета удобен при копировании графиков. Например, настройка графика 22ч. Б со сдвигом даты будет выглядеть так:
В текущем году сдвиг происходит на один день при заполнении.
Для графиков "24ч. В" и "24ч. Г" можно указать в качестве даты отсчета 30 и 31 декабря прошлого года соответственно.
Важно!
При переходе на новый календарный год для всех действующих графиков, у которых не установлен флаг "Автоматическое обновление по производственному календарю" необходимо заполнить расписание работы. Для этого следует открыть график работы, установить новый календарный год и нажать кнопку "Заполнить". Заполнение производится после проверки корректности заполнения производственных календарей на новый год. При изменениях в производственном календаре в середине года графики также необходимо перезаполнить.
Виды рабочего времени
Виды времени, выбираемые в графике работы, заполняются в справочнике "Виды рабочего времени". Справочник доступен в разделе "Настройка" (он относится к классификаторам).
Справочник "Виды рабочего времени" представляет собой перечень (классификатор) видов использования рабочего времени (причин явок и неявок) с регламентированными обозначениями (в соответствии с требованиями к ведению табелей учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13). Некоторые виды времени будут доступны в этом справочнике только при соответствующих настройках программы (например, ночные часы, вечерние часы и т.п.). Если какой-то вид времени больше не используется, то для него устанавливается соответствующий флаг.
При необходимости пользователь может добавлять собственные виды рабочего времени и планировать несколько видов времени в графике одновременно. Обычно данная настройка производится в том случае, если время необходимо отдельно оплачивать.
В настройках расчета зарплаты программы для этого следует установить флаг "использовать несколько видов времени в графике работы".
Пример. В организации работают водители. Каждую пятницу после обеда они проводят планово-предупредительный ремонт автомобилей. Это время оплачивается по ставке механика, а не водителя, поэтому часы ремонта требуется выделять в табеле учета рабочего времени. В справочнике "Виды рабочего времени" добавляется новый вид времени – время ремонта.
После установки флага "Используется несколько видов времени в графике работы" в настройке расчета зарплаты программы добавленный вид времени доступен при составлении графиков работы.
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.