Денежные отношения между организацией и сотрудниками возможны не только при выплате зарплаты. Выдача авансов под отчет на командировочные или административно-хозяйственные расходы по распоряжению руководителя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается – это часть повседневной работы любой организации.

Взаиморасчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются на синтетическом счете № 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет может отражать и задолженность подотчетного лица, и задолженность организации перед подотчетным лицом (если расходы превышают сумму, выданную в подотчет). Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется по сотрудникам.

---

Чтобы перейти к кассовым документам, выберите на панели разделов Банк и Касса → далее на панели навигации Касса → Кассовые документы → …

---

Выдача денежных средств из кассы в подотчет оформляется документом "Выдача наличных" (РКО) с видом операции "Выдача подотчетному лицу".



Дальнейшие отношения между организацией и подотчетным лицом могут развиваться по одному из четырех сценариев:
1.      Если выданные средства не использованы сотрудником, то они возвращаются в кассу. Это оформляется документом "Поступление наличных" (ПКО) с видом операции "Возврат от подотчетного лица" на сумму ранее выданных денежных средств.
2.      Если сотрудник частично использовал выданные средства, то оставшиеся денежные средства он возвращает в кассу. Это оформляется документом "Поступление наличных" (ПКО), а на сумму использованных средств сотрудник составляет документ "Авансовый отчет".
3.      Если сотрудник полностью потратил выданные ему средства, то на сумму потраченных средств сотрудник также составляет документ "Авансовый отчет".
4.      Если сотрудник потратил больше, чем получил из кассы, то на потраченную сумму он составляет документ "Авансовый отчет". А на сумму превышения оформляется еще один документ "Выдача наличных" (РКО).

---

Практикум № 28
1.      Отразите 27 января снятие с расчетного счета наличных денежных средств в размере 10 000 руб. и внесение их в кассу.
2.      Отразите 27 января выдачу денежных средств из кассы подотчетному лицу Боссову Шефу Начальниковичу на командировочные расходы в сумме 10 000 руб.
Документ "Поступление наличных" сформирует следующие записи в регистре бухгалтерии:



Вот как будет выглядеть документ "Выдача наличных" (РКО) от 27 января.



Документ сформирует следующие записи в регистре бухгалтерии:



3.      Отразите 27 января перечисление денежных средств с расчетного счета на карточный счет подотчетного лица Боссова Шефа Начальниковича на командировочные расходы в сумме 11 400 руб. Номер карточного счета – 40817810238257013423 в ПАО Сбербанк.





Документ сформирует следующие записи в регистре бухгалтерии:

---