Многоуровневый аналитический учет в «1С:Предприятие 8» организуется с помощью введения соответствующего количества субсчетов к счетам синтетического учета. Субсчета к счетам вводятся как в режиме конфигурирования разработчиками конфигурации (они называются предопределенными), так и на этапе ведения учета непосредственно пользователями.

Количество уровней субсчетов, а также то, сколько знаков отводится под счет и каждый из субсчетов, определяется в конфигураторе в целом для всего плана счетов.

Структура маски кода счета оказывает влияние на визуальную структуру кода счета/субсчета. Следует понимать, что в «1С:Предприятие 8» имеется логическая подчиненность субсчета некоторому счету синтетического учета и определяется не кодом предыдущего уровня, а тем значением счета, который выбран в качестве родителя.

В случае, если структура подчиненности не совпадает, то в документах пользователь будет выбирать субсчет в соответствии с его кодом (на рисунке - это счет 10.11.О), но в итогах будут храниться значения в соответствии с родительским счетом (в оборотно-сальдовой ведомости итоги будут зафиксированы по счету 10 и субсчету 10.11).

В «1С:Предприятие 8» счет и субсчет не являются принципиально разными, более того, все счета в плане счетов следует считать равными с точки зрения их функциональности. Технически в проводке можно указать как счет, так и его субсчет. Однако, принятая в РФ методология бухгалтерского учета подразумевает, что итоговые значения по счетам, у которых есть субсчета, формируются путем объединения итогов по субсчетам. Учитывая это в плане счетов регламентированного бухгалтерского учета предусмотрен дополнительный реквизит, который отключает возможность выбора и формирования проводок по счету, если у счета есть субсчета. Этот реквизит называется Счет является группой и не выбирается в проводках.

В режиме ведения учета пользователь также может ввести счета и субсчета, а также у субсчетов может изменить родительский счет.

В процессе работы достаточно часто приходится указывать счета бухгалтерского учета вручную. Для ускорения выбора счета при вводе документов, можно использовать коды быстрого выбора, установленные для каждого счета в плане счетов. В типовой конфигурации по умолчанию в качестве кода быстрого выбора используется код счета без точки.

Многомерный аналитический учет в «1С:Предприятие 8» строится с использованием так называемых субконто. Под субконто в «1С:Предприятие 8» понимается минимальная единица многомерного аналитического учета. Почему субконто? Обратимся еще раз к схеме многомерного аналитического учета, и рассмотрим «укрупнено» одну из ячеек. Говоря о бухгалтерском учете, мы не можем просто сказать, что на пересечении «склада №1» и «досок» находится 15 единиц на 100.00 руб. Дело в том, что нам еще необходимо знать, что это за цифры: остаток на начало дня, остаток на конец месяца, приход за неделю, расход за квартал?

Таким образом, нам необходимо видеть в учете: начальные и конечные остатки по объекту аналитики, а также дебетовый и кредитовый обороты. Следовательно, можно представить, что в ячейке содержится не просто цифры, а некий «микроскопический» счет аналитического учета, то есть, говоря привычным бухгалтеру языком, счет аналитического учета, или субсчет.

Как отличить субсчета многоуровневого и многомерного учета? Да очень просто – дать разные названия. Субсчета многоуровневого аналитического учета в «1С:Предприятие 8» оставили «как есть», поскольку это устоявшийся термин бухгалтерского учета, а в схеме многомерного аналитического учета соответствующие субсчета получили название «субконто», что в переводе с итальянского (повторимся: родиной современного бухгалтерского учета считается Италия) означает «Субсчет».
 

Следует понимать, что под субконто в «1С:Предприятие 8» понимается не ячейка, находящаяся на пересечении, например, склада и материала, а непосредственно отдельный элемент аналитического учета – конкретный склад, материал, контрагент, сотрудник и пр. Это позволяет говорить о субконто, как об объекте аналитического учета, а не как о какой-то конкретной комбинации.

В качестве примера возьмем счет 10 «Материалы». По данному счету аналитический учет ведется в разрезе каждого поступившего в организацию материала и каждого склада.

Конкретный материал, например «Нитка», по которому можно получить итоги, в терминах «1С:Предприятие 8» называется субконто «Нитка». Список всех материалов называется «Вид субконто справочник «Номенклатура». Конкретный склад, на который поступил материал, также является субконто – «Склад материалов №3». Список всех складов называется «Вид субконто справочник «Склады».

В «1С:Бухгалтерия 8» многомерный аналитический учет можно вести по любому счету или субсчету. Для организации многомерного аналитического учета по счету (субсчету) необходимо при создании (изменении) счета (субсчета) прикрепить требуемый вид субконто.

Следует учитывать, что к любому счету (субсчету) можно добавить абсолютно произвольные виды субконто (конечно, руководствуясь реальными аналитическими потребностями и здравым смыслом).
 

При настройке видов субконто на счетах бухгалтерского учета следует помнить простое правило:
 в каком режиме вид субконто к счету добавлен, только в таком режиме данный вид субконто может быть удален.
Если по счету в режиме конфигуратора установлено два вида субконто, то в режиме ведения учета можно добавить только один вид субконто.

Максимальное количество видов субконто, которое может быть установлено для счета, определяется в режиме конфигурирования, при настройках плана счетов. Для каждого плана счетов, можно указать свое количество видов субконто на счетах. Однако стоит помнить, что в режиме учета исправить количество субконто нельзя, то есть, взять и установить для отдельного счета число видов субконто равно пяти нельзя! Максимальное количество субконто по конкретному счету (субсчету) не может превышать максимальное количество субконто, установленное для плана счетов, в котором данный счет находится.

Теоретически, для любого плана счетов максимально допустимо использование 50 видов субконто. Данное количество показывает, сколько видов субконто может быть у одного счета (субсчета), но не определяет, сколько всего РАЗНЫХ видов субконто может быть в системе.

Виды субконто, которые можно «прикрепить» к счету (субсчету) определяются в свойстве плана счетов «Виды субконто».

Для каждого, из существующих в системе планов счетов, можно установить свой список допустимых видов субконто. Виды субконто для разных планов счетов могут как совпадать, так и не совпадать. Если виды субконто для разных планов счетов не совпадают, то создаются различные списки видов субконто, например, «ВидыСубконтоХозрасчетные» и «ВидыСубконтоМеждународные».

Также при настройке учета по субконто в свойствах плана счетов указывается, какие сведения (виды учета) возможно, будут учтены по объектам аналитического учета – субконто. Из представленной на рисунке настройки видно, что по плану счетов «Хозрасчетный» учет по субконто (по объектам аналитики) возможен как по сумме, так и по количеству и валютной сумме.

Группировка видов субконто в список доступных для конкретного плана счетов осуществляется в режиме конфигурирования на ветви конфигуратора «Планы видов характеристик».

Следует понимать, что «Планы видов характеристик» - это перечень группировок аналитического учета. Иначе, можно сказать, что это список, каждый элемент которого в свою очередь содержит вложенный список определенных видов субконто (объектов аналитики).

Непосредственно виды субконто, также как и счета, могут быть заданы как в режиме конфигурирования (предопределенные), так и на этапе ведения учета. Предопределенные виды субконто в режиме ведения учета нельзя удалить, а также по ним нельзя изменить тип данных. Для ввода нового вида субконто (как предопределенного, так и не предопределенного) необходимо обязательно указать, какие объекты (конкретные справочники, виды документов, перечисления) будут использоваться в качестве объектов аналитического учета по данному виду субконто.

Для аналитического учета по субконто отдельно настраиваются признаки учета. Так, например, можно установить признак количественного учета по счетам, и не устанавливать количественный признак учета по субконто. Однако, такая комбинация видов учета по счетам и по субконто представляется маловероятной, поскольку организация аналитического учета с помощью субконто является доминирующей в «1С:Предприятие 8».

Создать новый план видов характеристик (список возможных видов субконто) можно только в режиме конфигурирования. Добавить же вид субконто в уже существующий список можно как в режиме конфигурирования (предопределенный вид субконто), так и в режиме ведения учета.

Пооперационный аналитический учет в «1С:Предприятие 8» в первую очередь определяется наличием измерения у регистра бухгалтерии.

Виды аналитики, устанавливаемые в качестве измерений в регистре бухгалтерии, обеспечивают привязку конкретного объекта аналитики непосредственно ко всей записи в регистре (проводке).

Так, в типовой конфигурации реализована возможность ведения аналитического учета в разрезе организаций. Данная настройка объясняется тем фактом, что при ведении учета по нескольким организациям в рамках одной информационной базы, необходимо получать как итоговые данные (баланс) по каждому предприятию в отдельности, так и обобщенные данные по всему предприятию в целом. В записи регистра (проводке) ссылка на организацию привязана ко всей записи (проводке). Таким образом, в один регистр можно вводить записи (проводки) по разным организациям, отличая их друг от друга, по соответствующему значению измерения регистра.

В чем принципиально отличие между измерением регистра и субконто у счета? Дело в том, что измерения к регистру позволяет устанавливать для разных проводок одну и туже (сквозную) аналитику, например, организацию, в то время как субконто позволяет для разных счетов установить разную аналитику.

Обратите внимание, в записи регистра (проводке) не могут корреспондировать счета разных организаций, так как для каждой организации обязательно соблюдение принципа баланса итогов. В связи с этим, соответствующее измерение регистра является балансовым, что означает, что данная аналитика указывается в проводке однократно и автоматически устанавливается и для дебетовой стороны проводки и для кредитовой.

В общем случае, к регистру можно добавить неограниченное количество измерений и таким образом организовать пооперационную аналитику, однако следует понимать, что подобная организация аналитического учета требует пересмотра всей структуры информационной базы.

В типовых конфигурациях, построенных на платформе «1С:Предприятие 8» организована комбинированная аналитика с помощью субсчетов, субконто и измерений регистра бухгалтерии.