Бухгалтерский учет оперирует «свершившимися» данными. То есть любая запись в регистре бухгалтерии (проводка) обязательно связана с некоторым событием, повлекшим за собой изменение в структуре активов и/или пассивов предприятия – сами по себе они (активы и пассивы) измениться не могут. Согласно законодательству (ФЗ№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), изменение состояния счетов бухгалтерского учета обязательно должно быть подтверждено документально, следовательно, у каждой записи регистра бухгалтерии (проводки) есть некий подтверждающий документ, в соответствии с которым данная запись и была внесена в регистр.

Можно сделать вывод, что те документы, на основании которых в информационной базе появились те или иные записи регистра бухгалтерии являются регистраторами бухгалтерских событий.

Стоит понимать, что не все документы, предусмотренные типовой конфигурацией, регистрируют бухгалтерские события, например, «Доверенность». Документы, формирующие записи в регистре бухгалтерии, должны быть установлены в качестве регистраторов на закладке «Регистраторы» при настройке объекта «Регистр бухгалтерии» в режиме конфигурирования.

Следует понимать, что регистраторы, то есть документы, формирующие записи в регистре бухгалтерии, настраиваются для каждого регистра в отдельности. В общем случае записи в одном регистре могут формировать одни документы, в другом регистре – абсолютно другие.

Каждая запись в регистре бухгалтерии имеет ссылку на сформировавший ее документ. В режиме просмотра регистра, который можно найти в меню «Все функции» - «Регистр бухгалтерии», названного для удобства бухгалтеров-пользователей «Журнал проводок», есть реквизит «Документ», в котором указан документ, сформировавший ту или иную запись (проводку).

Следует понимать, что документ (регистратор) может сформировать как только одну запись в регистре бухгалтерии, так и группу записей. При этом взаимосвязь между записями в регистре (проводками), осуществляется только по регистратору, сформировавшему данные записи.

Зачастую документ (регистратор) содержит данные, используемые для заполнения реквизитов записи (проводки). Следовательно, для изменения (редактирования) записи (проводки) необходимо открыть документ, породивший данную запись.

Говоря о документе как о регистраторе некоторого события в информационной базе, стоит помнить о том, что дата документа и дата записи в регистре, в общем случае, могут не совпадать. Возможны ситуации, когда документ вводится текущей датой, а записи формируются одной из предыдущих дат, что бывает при «запаздывании»  отражения в учете хозяйственных операций. Возможны и обратные случаи, когда документ формирует записи в последующих периодах.
 

В бухгалтерском учете, то есть при отражении хозяйственных операций в регистре бухгалтерии, подобные возможности не предусмотрены, поскольку бухгалтерский учет подразумевает отражение уже свершившихся операций, а не планируемых.