Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Данные о подотчетном лице регистрируются в списке
НСИ и администрирование – НСИ – Физические лица. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник предприятия, зарегистрированный в этом списке. Никаких дополнительных данных о том, что сотрудник является подотчетным лицом, вводить не нужно.
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как наличными, так и безналичными денежными средствами. Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется документами
Расходный кассовый ордер и
Списание безналичных ДС с видом операции
Выдача подотчетнику.
В зависимости от выбранного документа формируются проводки:
Дт 71.01 Кт 50.01 Выданы наличные ДС подотчетнику
Дт 71.01 Кт 51 Выданы безналичные ДС подотчетнику
Денежные средства могут быть выданы подотчетному лицу на различные цели (командировка, закупка ТМЦ и т.д.). Все расходы подотчетного лица оформляются в рабочем месте
Казначейство – Подотчетники – Авансовые отчеты.
На закладке
Авансовые отчеты предусмотрена возможность оформления различных документов (
Приобретение товаров и услуг, Авансовый отчет, Поступление денежных документов от подотчетного лица и т.д.) в зависимости от характерира расхода.
На закладке
Авансы можно просмотреть информацию о выданных подотчетному лицу авансах (сформированных авансовых отчетах), оформить необходимую операцию на основании авансового отчета (выдача перерасхода, возврат неизрасходованных сумм и т.д.).
Для отражения операций, выполняемых подотчетным лицом, в системе предусмотрены различные инструменты:
- для оформления операции по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом используется документ Приобретение товаров и услуг с видом операции Закупка через подотчетное лицо;
- для оформления операции по покупке прочих услуг, оплат поставщикам используется документ Авансовый отчет;
- для отражения операций приобретения подотчетными лицами денежных документов используется документ Поступление денежных документов от подотчетного лица.
В зависимости от счетов учета номенклатуры и счетов учета расходов документ
Приобретение товаров и услуг формирует проводки:
Дт 10, 41 Кт 71.01 Поступление ТМЦ на склад
Дт 25, 26, 44 Кт 71.01 Представительские, командировочные и пр. расходы
Дт 08 Кт 71.01 Приобретение внеоборотных активов
Для документов
Приобретение товаров и услуг, Авансовый отчет, Поступление денежных документов от подотчетного лица предусмотрена унифицированная печатная форма АО-1.
Прочие расходы подотчетного лица оформляются документом
Авансовый отчет. В документе могут быть зарегистрированы расходы подотчетного лица на оплату поставщику, командировочные, представительские и пр. расходы.
Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров) отражается на закладке
Оплата поставщикам.
Прочие расходы подотчетного лица фиксируются на закладке
Расходы. По каждому виду расходов в табличную часть добавляется новая строка, в которой фиксируется сумма расходов и та статья расходов, на которую необходимо отнести расходы подотчетного лица. В качестве прочих расходов могут быть зафиксированы командировочные расходы (оплата проезда, питания, проживания).
В зависимости от счетов расчетов с контрагентами и счетов учета расходов документ формирует проводки:
Дт 60.01,60.02 Кт 71.01 Оплата поставщикам
Дт 25, 26, 44 Кт 71.01 Представительские, командировочные и пр. расходы
Для документа
Авансовый отчет предусмотрена унифицированная печатная форма АО-1.
Реализована возможность двухэтапного ввода информации об израсходованных суммах. В связи с этим для документа
Авансовый отчет используются статусы:
Подготовлено и
Утвержден. Использование статусов определяется функциональной опцией
НСИ и администрирование – Настройка параметров разделов – Казначейство – Статусы авансовых отчетов. Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами. В статусе
Подготовлено осуществляется заполнение документа подотчетным лицом – указывается информация об использованных авансах (документ расхода, его номер, дата, сумма расхода). Использование документа в этом статусе позволяет подотчетному лицу отчитаться перед бухгалтером. В статусе
Утвержден появляется возможность указать статьи/аналитики расходов, ставку и сумму НДС на закладке
Расходы. При проверке бухгалтер может отклонить сумму, указанную подотчетным лицом – для этого предлагается поле
Отклонено по причине на закладке
Расходы. В этом поле указывается причина отклонения суммы подотчетным лицом в произвольной форме. Документ
Авансовый отчет в статусе
Утвержден выступает в качестве основания для ввода документа
Запись книги покупок по соответствующей гиперссылке
Оформить запись книги покупок. Результатом проведения документа в статусе
Утвержден является отражение созданных документов в бухгалтерском учете с формированием проводок по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
После оформления авансового отчета можно подвести итоги расчетов с подотчетным лицом. В зависимости от итогов расчета подотчетному лицу можно выплатить перерасходованные денежные средства или оформить возврат денежных средств подотчетным лицом. Выплата подотчетному лицу перерасходованных денежных средств оформляется теми же документами, что и выдача денежных средств. В документах указывается тот авансовый отчет, по которому зафиксирован перерасход денежных средств.
Возврат неизрасходованных денежных средств подотчетным лицом оформляется документами
Приходный кассовый ордер или
Поступление безналичных ДС с видом операции
Возврат от подотчетника.
В зависимости от выбранного документа формируются проводки:
Дт 50.01 Кт 71.01 Возврат наличных ДС от подотчетника
Дт 51 Кт 71.01 Возврат безналичных ДС от подотчетника
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.