6.1.Документ "Авансовый отчет"
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом.
Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Денежные средства могут выдаваться сотрудникам в виде денежного документа (проездного билета), перечисляться на банковскую (зарплатную) карту сотрудника, или выдаваться наличными средствами при помощи документа программы "Выдача наличных". Эти средства расходуются строго по назначению, указанному в кассовом ордере или других документах.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют документ "Авансовый отчет" с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Обратиться к документу "Авансовый отчет" можно меню "Панель разделов/Банк и касса/Панель навигации/Касса/Авансовые отчеты" (рис. 6.1.1).
Рис. 6.1.1. Форма выбора документа "Авансовый отчет"
В программе разработано два документа "Авансовый отчет":
- Авансовый отчет – давно знакомая форма, в которой есть закладки, заполняемые при покупке запасов, осуществлении прочих расходов;
- Авансовый отчет по командировкам – новая форма (вся информация размещается на одной странице), которая поддерживает онлайн-сервис Smartway[1] (smartway.today), причем, настройки интеграции выполняются в форме "Получение данных Smartway" раздела "Администрирование" (рис. 6.1.2).
На курсе показать работу сервиса Smartway не представляется возможным, но тем, кто будет применять данный функционал, следует знать, что в программе есть:
- Справочник "Билеты", который является своего рода денежным документом;
- Счет 76.14 "Приобретение билетов для командировок".
Субсчет 76.14 "Приобретение билетов для командировок" предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто "Работники организаций") и билету (субконто "Билеты"). Каждый сотрудник – это элемент справочника "Физически лица". Каждый билет - элемент справочника "Билеты".
Рис. 6.1.2. Форма настройки интеграции
Авансовый отчет по командировкам имеет следующие особенности:
- По имени сотрудника и по дате авансового отчета автоматически подбираются билеты, загруженные из сервиса Smartway. Стоимость загруженных билетов учитывается на счете 76.14, поэтому не включается в возмещаемые расходы сотрудника;
- Выполняется автоматический расчет суточных из нормы;
- Документы выплаты авансов подбираются автоматически;
- Командировочные расходы, которые понес сотрудник (без привлечения сервиса Smartway) указываются в табличной части документа "Авансовый отчет" в части "Расходы сотрудника, подтвержденные документами".
На нашем курсе мы рассмотрим документ "Авансовый отчет", который состоит из нескольких закладок (рис. 6.1.3).
Рис. 6.1.3. Закладки документа "Авансовый отчет"
Если бы при настройке функциональности "Запасы" был бы установлен флаг "Возвратная тара", то у документа "Авансовый отчет" была бы еще одна закладка "Возвратная тара".
В документе "Авансовый отчет" на закладке "Авансы" указывается расходный кассовый ордер, по которому были выданы деньги подотчетному лицу (или указывается документ "Списание с расчетного счета", если выдача осуществляется с лицевого счета сотрудника). Сейчас эта закладка заполняется автоматически.
На закладке "Возвратная тара" указывается возвратная тара, а тара, не подлежащая возврату, заносится на закладку "Товары". На остальных закладках отмечается то, на что истрачены денежные средства.
Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требуется отразить на балансе предприятия и вести по ним складской учет, то заполняется закладка "Товары" или "Возвратная тара", где указывается перечень поступивших ТМЦ. По бухгалтерскому и налоговому учету операция будет проведена по дебету счета учета поступивших ценностей.
Закладка "Оплата" заполняется в том случае, если при покупке товара подотчетное лицо расплатилось с контрагентом. На этой закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагентами. На закладке "Оплата" можно выбрать счет расчета с контрагентами, корреспондирующий со счетом 71. Также здесь можно отражать оплату подотчетным лицом ценностей, купленных у поставщиков.
При покупке услуг подотчетным лицом следует заполнить закладку "Прочее" и тем самым отнести стоимость услуг на затраты предприятия. Например, на этой закладке должны быть отражены командировочные расходы.
Утвержденный авансовый отчет должен отразить проводки по кредиту счета 71.01 и дебету счета учета затрат (08.04, 10, 20, 26, 44.01). Если работник недоиспользовал полученный аванс, то лишнюю сумму он должен вернуть в кассу организации, что будет отражено по кредиту счета 71.01 и дебету счета 50 "Касса". А потом, ОБЯЗАТЕЛЬНО, вернуть на банковский счет данной организации.
Для окончательного расчета с подотчетным лицом на основании документа "Авансовый отчет" в программе можно создать такие документы, как:
- Поступление наличных;
- Выдача наличных;
- Платежное поручение;
- Поступление на расчетный счет;
- Списание с расчетного счета;
- Счет-фактура полученный;
- Расход материалов (Требование-накладная).
Важно!__________________________________________________________________________________
В методическом пособии все цены, суммы суточных, реквизиты приведены произвольно!
_______________________________________________________________________________________
Упражнение № 6.1.1._______________________________________________________________________
24.01.2023 года работник Малышев Д.В. командирован в Астрахань для согласования графика поставки товаров сроком на 5 рабочих дней. Перед командировкой Малышеву Д.В. 24.01.2023 года был выдан аванс в сумме 12 000 руб. (РКО в базу уже занесен). Учетной политикой установлен размер суточных 100 рублей.
31.01.2023 года Малышев Д.В. представил авансовый отчет о командировке. Затраты по командировке в сумме 12 000 руб. должны быть списаны на счет 44.01.
Подробно о расходах:
- Авиабилет № 12А Москва - Астрахань – 1500 руб., в т. ч. НДС 20% (250 руб.). перевозчик АК "Россия" от 24.01.2023 года;
- Авиабилет №12М Астрахань - Москва – 1500 руб., в т. ч. НДС 20% (250 руб.). приобретен у перевозчика АК "Россия" 24.01.2023 на дату отправления 28.01.2023 года;
- Оплата за билеты перевозчику АК "Россия" произведена 24.01.2023 года в сумме 3 000 руб. Малышевым Д.В. через кассу аэропорта;
- суточные – 500 руб., без НДС;
- гостиница – 2 400 руб. В онлайн-чеке №1 и счете-фактуре № 1 от 27.01.2023 года гостиницы "Россия" выделен НДС 20% (400 руб.);
- упаковочный материал, который в дальнейшем будет использован для выпуска продукции (100 шт.) – 6 100 руб., НДС 20% в том числе. Накладная № 12 и счет-фактура № 12 от 25.01.2023 года ООО "ЦИН" предъявлены в бухгалтерию "ИНКОМ ПЛЮС". Материал должен быть оприходован на счет 10.01.
31.01.2023 года создайте документ "Авансовый отчет".
Цель – командировочные расходы отнести на затратный счет 44.01, покупку билетов отразить документами "Поступление билетов", приобретенные ТМЦ оприходовать на основной склад. В налоговом учете данные расходы будут уменьшать налогооблагаемую базу.
Схема действий
Шаг 1
Создать два документа "Поступление билетов" от 24.01.2023 на даты вылета 24.01.2023 и 28.01.2023 года, ориентируясь на рисунок 6.1.4.
(меню "Панель разделов/Покупки/Панель навигации/Покупки/Поступление билетов")
Рис. 6.1.4. Форма документа "Поступление билетов"
Поступление билета 24.01.2023 на дату вылета 28.01.2023 года заполнить самостоятельно. Проведенные документы оформят проводки:
Д 76.14 К 60.01 – покупка билетов у АК Россия
Шаг 2
Создать документ "Авансовый отчет" на 31.01.2023 года
(меню "Панель разделов/Банк и касса/Панель навигации/Касса/Авансовые отчеты")
Заполните закладки "Авансы", "Товары", "Оплата", "Билеты" и "Прочее".
На закладке "Авансы" будет автоматически отражена сумма выданных денежных средств. Здесь в графе "Документ аванса" будет выбран документ "Выдача наличных" на сумму 12 000 руб. Малышев Д.В.
На закладке "Товары" в справочнике "Номенклатура" в папке "Материалы" создать элемент – "Упаковочный материал". Материал приходуется на основной склад.
В шапке документа "Авансовый отчет" есть гиперссылка "Цены в документе", при помощи которой настраивается НДС (цена включает НДС, НДС включать в стоимость). Для целей упражнения в документе должен быть выбран "НДС в сумме". Обратить внимание на НДС следует до того, как будет заполнена закладка "Товары" (рис. 6.1.5).
Рис. 6.1.5. Форма окна документа "Авансовый отчет", закладка "Товары"
В документе "Авансовый отчет" заполнить закладку "Оплата" (рис. 6.1.6).
Рис. 6.1.6. Форма окна документа "Авансовый отчет", закладка "Оплата"
В документе "Авансовый отчет" заполнить закладку "Билеты" при помощи кнопки "Заполнить" (рис. 6.1.7).
Рис. 6.1.7. Форма окна документа "Авансовый отчет", закладка "Билеты"
Закладка "Прочее" представлена на рисунке 6.1.8.
Рис. 6.1.8. Форма документа "Авансовый отчет", закладка "Прочее"
Если аналитика по счету 44.01 в конце строки закладки "Прочее" заполнена не будет (субконто 1 – "Командировочные расходы"), то помощник "Закрытие месяца" счет 44.01 не закроет, и останется остаток на 01.02.2023 года. После проведения авансового отчета в базе зарегистрируются два счета-фактуры, которые сделают проводки по принятию НДС к вычету:
Д 68.02 К 19.03 на сумму 1 016,67 руб.
Д 68.02 К 19.04 на сумму 400 руб.
_______________________________________________________________________________________
Практикум № 6.1.1.________________________________________________________________________
10.02.2023 года из банка в кассу поступили денежные средства в сумме 184 000 рублей для выплаты заработной платы за январь 2023 года, на представительские расходы. Вид операции – получение наличных в банке.
(меню "Панель разделов/Банк и касса/Панель навигации/Касса/
Кассовые документы/+Поступление")
После проведения документа "Поступление наличных" будет оформлена бухгалтерская запись: Д 50.01 К 51.
_______________________________________________________________________________________
Если работник предприятия израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна выплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы предприятия отражается по дебету счета 71.01 и кредиту счета 50.01.
Важно!__________________________________________________________________________________
При проведении документа "Авансовый отчет" автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат, связанных с командировками. В результате этого, весь НДС может быть принят к вычету. Для выделения сверхнормативных затрат следует создать отдельные строки – командировочные в пределах норматива и сверх норматива.
_______________________________________________________________________________________
Практикум № 6.1.2.________________________________________________________________________
27.01.2023 года принят авансовый отчет от Остапенко Е.Д. о покупке 60 литров бензина АИ-92 на сумму 2 000 руб., НДС 20% в том числе (корр. счет 10.03.1). ООО "ЦИН" представил накладную № 12 и счет-фактуру № 12 от 27.01.2023 года. Бензин оприходован на основной склад.
(меню "Панель разделов/Банк и касса/Панель навигации/Касса/
Авансовые отчеты")
Для целей упражнения в шапке формы документа "Авансовый отчет" должен быть установлен "НДС в сумме".
На закладке "Авансы" выберите документ "Выдача наличных" по подотчетному лицу Остапенко Е.Д.
В документе "Авансовый отчет" заполняются закладки "Авансы" и "Товары".
В корне справочника "Номенклатура" создайте папку "ГСМ". Для данной папки следует скопировать все те счета, которые назначены папке "Материалы". Для этого откройте справочник "Счета учета номенклатуры", скопируйте папку "Материалы" (F9), выберите вместо нее папку "ГСМ", и замените счет 10.01 на счет 10.03.1. Сравните выполнение задания с рисунком 6.1.9.
Рис. 6.1.9. Форма элемента справочника "Счета учета номенклатуры"
На рисунке 6.1.10 представлена закладка "Товары".
Рис. 6.1.10. Форма документа "Авансовый отчет", закладка "Товары"
Просмотрите бухгалтерские проводки, регистр накопления "НДС предъявленный" с видом движения "+ Приход", документа "Авансовый отчет" (рис. 6.1.11).
Рис. 6.1.11. Движения документа "Авансовый отчет"
В момент проведения авансового отчета в базе зарегистрировался документ "Счет-фактура полученный" от поставщика ООО "ЦИН". Данный документ оформил проводку по принятию НДС к вычету в сумме 333,33 руб. и регистр накопления "НДС предъявленный" с видом движения "– Расход".
_______________________________________________________________________________________
Обратите внимание, что факт поступления в кассу талонов на ГСМ, приобретенных через подотчетное лицо, отражается в программе документом "Поступление денежных документов".
Практикум № 6.1.3.________________________________________________________________________
31.01.2023 года сотрудник Остапенко Е. Д. возвратил в кассу "ИНКОМ ПЛЮС" неиспользованную сумму 1 000 руб. Создайте документ "Поступление наличных".
В ПКО следует создать на основании авансового отчета. В этом случае, автоматически будет правильно выбран вид операции "Возврат от подотчетного лица".
На 31.01.2023 года оформить документ "Выдача наличных" на основании документа "Поступление наличных". Вид операции "Взнос наличными в банк".
_______________________________________________________________________________________
В журнале "Кассовые документы" можно получить информацию о взаимосвязанных документах. Так, если в журнале остановиться на расходном кассовом ордере на сумме 3 000 руб. (Остапенко Е.Д.), и нажать пиктограмму "Связанные документы", то можно получить следующий перечень документов (рис. 6.1.12).
Рис. 6.1.12. Структура подчиненности документа "Выдача наличных"
[1] Smartway – сервис, предназначенный для планирования и организации деловых поездок (поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели, бронирование и управление бронью в режиме онлайн, а также другие возможности).
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.