В процессе деятельности экономический субъект несет расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и называются представительскими расходами.

К представительским расходам, например, относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц организации, участвующих в переговорах. К таким расходам относится и транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Сумма расходов, не превышающая установленный норматив (4% от расходов на оплату труда за соответствующий период), по окончании отчетного периода списывается на "Косвенные расходы". Сумма превышения фактических расходов над их нормируемой величиной списывается в конце года без включения в состав расходов, принимаемых для расчета базы по налогу на прибыль.

Практикум № 6.2.1.________________________________________________________________________
06.03.2023 года выданы денежные средства под отчет Малышеву Д.В. в сумме 38 000 рублей на программу развития партнерских отношений. Сформируйте документ "Выдача наличных".

13.03.2023 года представлен авансовый отчет о произведенных затратах:
1) на организацию обеда – 17 760 руб. (в том числе НДС 20% – 2 960 руб.). Гостиница "Россия" представила накладную № 15 и счет-фактуру № 15 от 06.03.2023 года;
2) на посещение боулинга – 13 200 руб. (в том числе НДС 20% – 2 200 руб.). Гостиница "Россия" представила накладную № 16 и счет-фактуру № 16 от 06.03.2023 года;
3) на оплату проживания в гостинице представителей других фирм – 2 400 руб. (в том числе НДС 20% – 400 руб.). Гостиница "Россия" представила онлайн-чек № 17 и счет-фактуру № 17 от 06.03.2023 года.
Счет затрат – 26 "Общехозяйственные расходы" на расходы обеда.
Остальные затраты отнести на счет 91.02, прочие внереализационные расходы, к налоговому учету не принимаются.
Цель – определить предельную величину представительских расходов для целей налогового учета, исходя из того, что с января по март расходы на оплату труда составляли по 105 000 руб.

 (меню "Панель разделов/Банк и касса/Панель навигации/Касса/
Авансовые отчеты")

После проведения документа "Авансовый отчет" в программе регистрируются документы "Счет-фактура полученный". НДС по представительским расходам нельзя принимать к вычету в полном объеме. Разрешено в предельном размере -­ 4% от ФОТ за отчетный налоговый период (абз. 3 п.2 ст. 264 НК РФ). Заполнение табличной части документа "Авансовый отчет" показано на рисунках 6.2.1 и 6.2.2.
 

Рис. 6.2.1. Форма окна документа "Авансовый отчет", начало закладки "Прочее" 

Рис. 6.2.2. Форма окна документа "Авансовый отчет", конец закладки "Прочее"

В программе принятие НДС к вычету по представительским расходам не автоматизировано, поэтому сумму НДС необходимо корректировать вручную каждый квартал (этот момент будет рассмотрен в разделе "НДС"). В зарегистрированном счете-фактуре на организацию обеда (сумма 17 760 руб.) необходимо снять флаг "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения", для того, чтобы документ не сделал проводку по принятию суммы НДС к вычету.
Обратите внимание на заполнение последних граф табличной части! Затраты п. 2 и п. 3 практикума представительскими расходами не являются и налоговую базу по налогу на прибыль не уменьшают.
Счета-фактуры п. 2 и 3 упражнения не должны отражаться в книге покупок и налоговую базу по НДС не уменьшают. Поэтому, войдите в формы документов "Счет-фактура полученный" по операциям посещение боулинга, проживание других и снимите флаги "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения".