В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях. Существует ряд проблем с этим связанных:
- затраты на печать документов, на хранение бумажного архива, на отправку документов во многих случаях при B2B-сделках (курьеры, почта и т.п.);
- замедление процессов работы бухгалтерии, в опросах бухгалтеры указывали проблему своевременного получения документов поставщиков – как одну из главных.
Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. При использовании сервисов ЭДО:
- бухгалтер получает документы поступления в электронном виде сразу после отгрузки поставщиком (скорость);
- данные передаются из одной учтенной системы в другую, таким образом обеспечивается идентичность реквизитов документов контрагентов- правильные данные в системе учета;
- все передается в электронном виде, нет расходов на печать, доставку или хранение документов – бухгалтер/фирма может сэкономить деньги.
Мы не будем рассматривать вопросы подключения и настройки программы для работы с сервисом "1С-ЭДО". Подробную информацию можно получить в информационной системе 1С:ИТС.
Мы уже изучили, как создать документ реализации, выписать счет-фактуру. При бумажном документообороте мы бы распечатали эти документы и передали клиенту каким-либо образом. Сейчас на одном примере мы рассмотрим, как можно подписать и отправить документы в электронном виде.
Все начинается с создания электронного документа, для этого необходимо открыть счет-фактуру, и выбрать из списка команд, открываемого по кнопке "ЭДО" команду "Создать электронный документ" (рис. 12.9.1).
Рис. 12.9.1. Создание электронного документа
в форме документа "Счет-фактура выданный"
Этап создания может быть уместным в случае, если создают и подписывают документ разные сотрудники. Если мы выберем команду "Отправить электронный документ", то одновременно произойдет и создание, и подписание электронного документа. Отдельно подписать документ можно в форме просмотра электронного документа (команда "Просмотреть электронный документ"). Для подписания документа нажмите "Подписать и отправить" в левом верхнем углу формы
Также действия по созданию и подписанию электронных документов можно выполнять из журнала документов "Счета-фактуры выданные" (рис. 12.9.2). В форме "Текущие дела ЭДО" (для открытия формы выберите одноименную команду в разделе "Продажи" или "Покупки") мы видим, что наш документ отправлен и ожидает подтверждения от покупателя ("На контроле").
Рис. 12.9.2. Форма "Текущие дела ЭДО"
Для регистрации счета-фактуры в журнале учета нам достаточно только подтверждения оператора ЭДО, но при этом наличие извещения покупателя о получении счета-фактуры осталось одним из важных служебных документов, участвующих в процессе электронного обмена счетами-фактурами.
Получение извещения покупателя происходит, когда мы нажимаем кнопку "Отправить и получить" в форме "Текущие дела ЭДО".
Команда "Открыть электронные документы" (рис. 12.9.2) позволяет нам увидеть – на каком этапе работы с электронным документом мы находимся. Наш документ прошел все этапы – мы получили подтверждение получения от оператора и извещение о получении от покупателя.
Одновременно, при нажатии кнопки "Отправить и получить" в форме "Текущие дела ЭДО" происходит получение электронных документов от поставщиков (входящие документы), мы их можем увидеть в разделе "Утвердить" формы. Одновременно на основании поступившего электронного документа создается новый документ учетной системы "Счет-фактура полученный". В новом документе "Счет-фактура полученный", сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:
- о продавце (поле "Контрагент");
- о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля "Счет-фактура №" и "от");
- о стоимости товаров и сумме предъявленного НДС.
В разделе обновлений (Панель разделов/Главное/Панель навигации/Информация/Обновления) в красочном виде разъясняется новое в версии 3.0.92 (рис. 12.9.3).
Рис. 12.9.3. Новое при обновлении
Чтобы получить подробную информацию о подключении или об использовании
"1С-ЭДО", о правовых аспектах ЭДО можно воспользоваться информационной системой 1С:ИТС.
Для этого выполните следующее:
- Перейдите на сайт ИТС по адресу www.its.1c.ru.
- Раздел "Инструкции по учету в программах 1С".
- Наберите в поиске "обмен электронными документами".
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.