Сотрудникам при приеме на работу назначаются графики работы, в которых зафиксирована информация о норме рабочего времени. Предполагается, что каждый сотрудник работает по своему графику, отрабатывая каждый положенный день и час. Если у сотрудника в текущем периоде не было отклонений от графика работы (например, отсутствий), то считается, что он полностью отработал все дни и часы по своему графику.

Если человек на работе отсутствовал, то на этот период создаются документы-отклонения. В этом случае фактически отработанное время будет определяться, как время по графику за вычетом времени неявок.

Основной график работы для сотрудника может быть заменен индивидуальным графиком, если, к примеру, график сотрудника ежемесячно изменяется. Индивидуальный график составляется на один месяц и вводится документом "Ввод индивидуальных графиков работы".

Если в силу каких-либо причин, сотрудник не соблюдал график работы (например, сменщики самостоятельно поменялись сменами, и нужно это зафиксировать, либо смены "сдвинулись" во времени, появились ночные часы и т.п.), то фактически отработанное время регистрируется документом "Табель учета отработанного времени" и будет отличаться от графика. В этом случае при расчете заработной платы в качестве отработанного времени будет приниматься время, введенное табелем. Для ввода самостоятельно добавленных пользователем видов времени может использоваться документ "Данные для расчета заработной платы", если с помощью него вводить фактически отработанное время, настроив специализированный шаблон.

Важным пунктом для учета отработанного времени является правильная настройка  производственных календарей, на базе которых настраиваются графики работы.