3.5.2. Выполнение заказа покупателя на товары.

Обратимся к схеме, которая наглядно показывает документы и отчеты, участвующие в процессе реализации товаров покупателям.

Рис. 95. Цепочка документов для учета реализации товаров

Обычно для малого бизнеса характерно производство под конкретный заказ, а значит – отсутствие готовой продукции на складе, а вот что касается покупных товаров, то обычно некоторый складской запас все же имеется. А значит, типичны ситуации резервирования лежащего на складе товара под поступающие заказы от покупателей. Поэтому здесь мы рассмотрим вопрос резервирования более подробно.

Итак, есть заказ на поставку покупных товаров.

Рис. 96. Заказ покупателя на приобретение товаров

Товары мы продаем только после полной предоплаты, поэтому сначала получаем деньги и регистрируем их поступление документом "Поступление на счет" с признаком аванса. Проверить сумму предоплаты по заказу можно или в отчете "Анализ заказа покупателя" (открывается из самого заказа), или в журнале заказов в колонках "% оплаты" и "Оплачено" (Рис. 97). Если эти колонки по умолчанию отсутствуют в журнале, то их можно вывести через меню "Еще" - "Изменить форму".

Рис. 97. Журнал заказов покупателей с информацией по оплате

После получения денег переводим заказа покупателя в статус "В работе" и работаем над его обеспечением.

Для обеспечения потребности по заказу необходимо, в первую очередь, зарезервировать товары в месте их хранения. Где именно резервируется товар, мы указываем в реквизите "Склад (резерв)" на вкладке "Дополнительно". Количество резервируемого товара указываем на вкладке "Товары, услуги" в табличной части в графе "Резерв". Если нажать на кнопку "Изменить резерв" \ "Заполнить по остаткам", то программа сама заполнит графу "Резерв" свободным остатком на складе (указанном как "Склад (резерв)"), в случае наличия товара. Таким образом, мы сможем зарезервировать имеющееся на складе количество, а недостающее – надо будет включить в план закупок у поставщиков. Работу с планом закупок мы будем рассматривать в следующей части учебного курса. А пока предположим, что товара на складе достаточно.

Важно!
Операция резервирования товаров может быть выполнена не только в заказе покупателя, но также и с помощью отдельного документа "Резервирование запасов", который вводится на основании заказа покупателя. Такая схема работы может быть удобна, например, когда заказы оформляет один сотрудник, а обеспечивает потребности по заказам – другой.

После проведения документа "Заказ покупателя", товары на складе резервируются под данный заказ, что мы сможем увидеть в отчете "Анализ выполнения заказов покупателей" (Рис. 98).

Рис. 98. Анализ резервирования товаров под заказ покупателя в отчете "Анализ выполнения заказов покупателей"

Теперь остается только проконтролировать, чтобы отгрузка по заказу была выполнена в срок. Заказы, по которым есть конечный остаток – и есть невыполненные (полностью или частично) наши обязательства перед покупателем по отгрузке товара.

А еще удобнее включить в отчет только невыполненные заказы. Для этого надо установить в настройках отчета отбор таким образом, чтобы отчет показывал только те заказы, по которым есть неотгруженный товар. Установка такого отбора показана на Рис. 99.

Рис. 99. Установка отбора в отчете "Выполнение заказов"

Очевидно, в нем остались только те заказы, по которым еще не завершена отгрузка.
Сформировав отчет, смотрим на календарь. Если 19 число (плановая дата отгрузки по заказу № 4) еще не наступило, то ситуация нормальная, а если 19 июля уже прошло, а в графе "Отгружено" напротив заказа № 4 до сих пор пусто, значит мы не выполнили отгрузку в срок. Самое время пригласить ответственного сотрудника (реквизит "Ответственный" на вкладке "Дополнительно" в документе "Заказ покупателя") и выяснить, почему так случилось.

Приступаем к отгрузке товаров, зарезервированных ранее на складе. В программе отгрузка товаров выполняется абсолютно аналогично тому, как мы выполняли ранее отгрузку продукции. Вводим документ "Расходная накладная" на основании "Заказа покупателя", заполняем недостающие реквизиты, печатаем необходимые формы и проводим документ. После чего оформляем счет-фактуру и переводим заказ в статус "Завершен".

Практикум №1

Отражение в программе цепочки обслуживания покупателя товаров
Отразите в программе следующие операции по работе с покупателем "Студия Успеха"

2 числа на выставке "Спорт и фитнес" к нашему стенду подошел представитель компании "Студия Успеха" и попросила прайс-лист. Взамен оставила свою визитку: Анна Алексеева, генеральный директор, телефон рабочий -… адрес эл. почты - ….
8 числа сотрудница отдела продаж Бегунова Анна разбирала пачку визиток с выставки. Когда она позвонила Анне из организации "Студия Успеха", то выяснилось, что ее компания заинтересована в сотрудничестве и готова подписать договор.
12 числа от "Студии Успеха" был получен заказ:
- Батут черный d 92 см – 3 штуки, по цене 1800 рублей,
- Скакалка спортивная, по 6 штук красного и зеленого цвета, по 100 рублей за шт.

Заказ оформлен менеджером по продажам Бегуновой Анной.
Отгрузка всех товаров по заказу запланирована на 15 число.

В этот же день, 12 числа, покупатель перечислил на наш расчетный счет 50%-предоплату по заказу.
14 числа состоялась отгрузка товаров по заказу, оформлены накладная и счет-фактура. Перед тем, как распечатывать накладную об отгрузке, менеджер по продажам Бегунова Анна проверила наличие предоплаты.

Посмотрите, как введенные в программу данные представлены в отчетах "Анализ заказа покупателя", "Продажи", "Движение товаров".

Практикум №2

Отражение в программе цепочки обслуживания покупателя продукции
Отразите в программе следующие операции по работе с покупателем "Спортивный центр Дубай".

7 числа в отдел продаж позвонила Круглова Антонина из "Спортивного центра Дубай" с целью уточнить стоимость спорткомплексов "Макси" и "Мини". Антонина общалась с менеджером по продажам Бегуновой Анной. Договорились, что Антонина согласует вопрос закупки спорткомплексов с руководителем и сама перезвонит до конца недели.
В тот же день Антонина перезвонила Анне и заказала спортивный комплекс "Макси" красной расцветки, в количестве 1 штуки. Отгрузку и оплату по заказу запланировали на 13 число.
В целях обеспечения потребности по заказу покупателя "Спортивный центр Дубай" в производственный отдел 8 числа был передан заказ на производство 1 шт. спорткомплекса "Макси" красного цвета. Ответственным за производство назначен Трудолюбов.
9 числа Трудолюбов получил на Основном складе необходимые комплектующие согласно спецификации "Комплекс макси красный".
Утром 13 числа готовый спорткомплекс Макси красного цвета был принят на Основной склад. Одновременно Трудолюбов отчитался о расходе комплектующих: фактический расход комплектующих совпал с нормативным, указанным в спецификации.
Отгрузка продукции покупателю состоялась в срок. Менеджер по продажам Бегунова Анна оформила накладную и счет-фактуру.

Посмотрите, как введенные в программу данные представлены в "Анализ заказа покупателя", "Продажи", "Заказы на производство", "Движение товаров", "План-фактный анализ себестоимости выпуска".

Часто задаваемые вопросы

3.5.2. Выполнение заказа покупателя на товары.

Другие сайты фирмы "1С"