В этом разделе мы узнаем, как отражать в программе выполнение работ. А сначала давайте посмотрим на схему с документами и отчетами, которые будем использовать.
Рис. 100. Цепочка документов по выполнению работ.
"Выполнение работ" и "оказание услуг" - достаточно близкие по смыслу понятия. Разница в том, что работа обычно имеет какой-либо материальный результат – построенный дом, смонтированный и установленный спортивный комплекс. Услуга, как правило, материального результата не имеет. Выполнение работ по смыслу ближе к производственной деятельности, со всеми ее атрибутами – учетом производственных затрат, расчетом себестоимости и т.д. Для услуг такое не характерно.
В программе предусмотрены разные возможности для учета, планирования и контроля при выполнении работ и при оказании услуг.
Основным документом, отражающим выполнение работ, является "Заказ-наряд". Уникальность его в том, что он фактически выполняет функции таких документов как "Заказ покупателя", "Расходная накладная", "Акт выполненных работ". А еще он может начислить зарплату исполнителям работ.
Сначала регистрируем потребность клиента, оформляем ее в заказ – что, для кого и в каком количестве мы будем делать. Документ "Заказ покупателя" создавать не нужно, вводим сразу "Заказ-наряд" со статусом "Расчет" (Рис. 102). Документы "Заказ-наряд" доступны в разделе "Работы" по ссылке "Заказ-наряды" на панели навигации.
Как видно из Рис. 102, внешне "Заказ-наряд" похож на документ "Заказ-покупателя", многие реквизиты в нем те же. Что неудивительно, ведь по сути это и есть заказ покупателя. И, например, в отчетах, сформированных в разрезе заказов покупателей, заказ-наряды присутствуют наряду с документами "Заказ покупателя".
Аналогично "Заказу покупателя", "Заказ-наряд" также может находиться в разных состояниях исполнения. Перечень состояний определяется содержимым списка "Состояния заказ-нарядов" (Рис. 101).
Рис. 101. Состояния заказ-нарядов
Важно!
В документе "Заказ-наряд" несколько по-иному, чем в документе "Заказ покупателя", рассчитывается стоимость работ. Стоимость работы (услуги) по каждой строке табличной части рассчитывается в зависимости от способа расчета. Способ расчета, в свою очередь, определяется в параметрах самой работы (услуги) в справочнике "Номенклатура". При способе расчета "Норма времени" стоимость работы будет рассчитана в заказ-наряде, исходя из стоимости нормо-часа
вида работ, указанного в заказ-наряде. При способе "Фиксированная стоимость" - по цене самой работы (эта цена обычно включается в прайс-лист компании).
Рис. 102. "Заказ-наряд" в состоянии заказа "Расчет"
Рис. 103. "Заказ-наряд". Вкладка "Работы"
После предварительной обработки заказа, которая может заключаться в определении исполнителей работ и необходимых материалов, согласовании с заказчиком сроков оплаты и сроков выполнения работ, а также каких-либо других действиях, выставляем счет на предоплату и ждем оплаты.
Когда в кассу организации поступает предоплата, регистрируем ее документом "Поступление в кассу", создав его на основании заказ-наряда (Рис. 104). Этот документ по своему назначению и принципу заполнения аналогичен документу "Поступление на счет", который был рассмотрен в разделах выше. После проверки поступления оплаты по заказу в отчете "Анализ заказа покупателя", переводим заказ-наряд в статус "В работе".
Рис. 104. Документ "Поступление в кассу"
После предварительной обработки заказа обычно происходит заполнение неопределенных ранее реквизитов документа "Заказ-наряд". Рассмотрим их.
Табличная часть "Материалы" определяет потребность в материалах для выполнения работ. При вводе данных в эту табличную часть указываются наименования материалов, количество, а также характеристики и партии (если они есть). Материалы будут списаны со склада, указанного на вкладке "Главное". Надо отметить, что потребность в материалах может быть также определена спецификацией, выбранной в верхней табличной части (реквизит "Спецификация").
Важно!
Перечень запасов, указанный в табличной части "Материалы", и перечень запасов, указанный на вкладке "Товары" в верхней табличной части, имеют совершенно разные смыслы. Материалы – это то, что будет списано на себестоимость выполнения работы, а Товары – то, что будет продано заказчику дополнительно к стоимости работ.
Табличная часть "Зарплата" определяет правила начисления сдельной заработной платы по данному заказ-наряду (Рис. 105).
Рис. 105. Заработная плата исполнителей работ в документе "Заказ-наряд"
Отметим, что табличные части "Материалы" и "Зарплата" доступны для заполнения, если заказ-наряд оформляется именно на работы, а не на услуги. Для услуг возможность указания материалов и зарплаты исполнителей отсутствует.
Итак, заказ наряд прошел предварительную обработку и отправился на исполнение. Необходимо выдать задание исполнителям. Введем документ "Задание на работу" (Рис. 106).
Рис. 106. Задание исполнителю работ
Документ "Задание на работу" может быть введен на основании документа "Заказ-наряд", либо самостоятельно. Доступ к списку документов "Задание на работу" осуществляется в разделах "Работы" и "Производство".
Мы уже ранее рассматривали документ "Задание на работу", когда изучали "Планирование и контроль действий по обращениям покупателей". Однако, в тот раз мы имели дело с заданием вида "Внутреннее", а сейчас – "Внешнее". Для внешнего задания в документе необходимо указать сведения о заказчике, заказе и выполняемой работе (группа реквизитов "Заказчик", "Работа, услуга") - см. Рис. 106). Внешние задания, кроме того, имеют и стоимостные характеристики – цену и сумму, которые также указываются в документе "Задание на работу".
Стоит также обратить внимание на то, что в документе "Задание на работу" присутствуют два будто бы одинаковых реквизита – "Вид работ" и "Работа, услуга" (кстати, в документе "Заказ-наряд" они также присутствуют оба, только "Работа, услуга" там находится в табличной части). Разница между ними вот в чем. "Работа, услуга" - это объект поставки. Это то, что мы отгружаем заказчику (хотя, наверное, слово "отгружаем" для работы выглядит немного странно), то, что присутствует в табличной части первичного документа заказчику (накладной, акта, заказ-наряда, счета-фактуры, счета). "Вид работ" - это группа работ одного вида с одной расценкой. В рамках выполнения одного вида работ может выполняться несколько наименований работ для заказчика (и даже несколько заказов). На этот случай в документе "Задание на работу" предусмотрена табличная часть (появляется после нажатия на кнопку "Редактировать списком", см. Рис. 107), в которую можно внести несколько заказов, заказчиков, работ.
Рис. 107. Табличная часть документа "Задание на работу"
Очевидно, что одним документом "Задание на работу" может быть выдано задание исполнителям, связанное с исполнением не одного, а нескольких заказов. Для этого следует нажать на кнопку "Редактировать списком".
Напомним также, что документы "Задания на работу" помещаются в календари сотрудников-исполнителей. Эти возможности мы рассматривали ранее, когда изучали "Планирование и контроль действий по обращениям покупателей".
Факт выполнения работы исполнителем регистрируется с помощью документа "Учет времени" (Рис. 108), доступного в разделах "Работы" и "Производство".
Рис. 108. Учет фактического времени выполнения работ
Для контроля и анализа планируемого и затраченного времени на выполнение работ предназначен отчет "Задания на работу", доступный в разделе "Работы". В примере, показанном на Рис. 109, сотрудник Перевозчиков потратил 9 часов на установку и монтаж вместо запланированных 8 часов. Подобные ситуации должны быть предметом регулярного анализа. Тем более что данная работа является оплачиваемой заказчиком (в отчете присутствуют суммы, помимо количества), а значит – мы недополучили, возможно, от заказчика сумму, равную стоимости одного часа работы. Если это действительно так (сотрудник отработал больший объем работ, и заказчик принял его), то заказчику надо бы оформить дополнительный заказ-наряд на 1 час работ и выставить счет. Хотя в можно поступить и проще – внести изменение в существующий заказ-наряд, благо он еще не закрыт.
Рис. 109. Отчет "Задания на работу"
Итак, работа выполнена, осталось закрыть заказ-наряд и отразить продажу.
Открываем документ "Заказ-наряд", проверяем, все ли верно заполнено, не забываем при этом указать в табличной части фактический (а не плановый) объем работ, меняем состояние заказа на "Завершен", готовим для заказчика печатную форму документа.
См. Рис. 110.
Рис. 110. Завершающие действия по заказ-наряду
Важно!
Факт состоявшейся продажи и списание прямых затрат – материалов и зарплаты исполнителей, отражаются в программе на дату, указанную как "Дата финиша" на вкладке "Главное", а не на дату документа.
Остается только принять в кассу остаток долга по заказу документом "Поступление в кассу", убедиться, что заказ полностью оплачен и выполнен.
Подводим итог. Практически всю цепочку выполнения работ для заказчика мы отражали одним и тем же документом – "Заказ-наряд", который менял свое состояние на протяжении этой цепочки.
В цепочке выполнения работ для заказчика могут также присутствовать документы, связанные с распределением затрат. Их мы рассмотрим при изучении части 4 курса.
Ваше приложение готовится к использованию. Пожалуйста, подождите.