5.1.3. Добавление позиций штатного расписания (без приказа)

После включения возможности ведения штатного расписания в настройках программы в разделе "Кадры" будет доступен одноименный справочник.

Подходы к составлению позиций штатного расписания

Прежде всего, обсудим подходы к составлению позиций штатного расписания.
1 подход: позиция = одна должность в структурном подразделении

Пример. В организации по требованию руководства необходимо утверждать каждую позицию штатного расписания отдельно, а также отслеживать занятость и возможную замену сотрудников по конкретной позиции (например, на период отпуска). Таким образом, если планируется принять на работу трех бухгалтеров, то в справочнике "Штатное расписание" будут созданы три отдельные позиции с одинаковыми параметрами:
Позиция 1 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка
Позиция 2 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка
Позиция 3 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка
При необходимости (если участки учета для бухгалтеров различны и оплата по ним отличается) у позиций могут быть указаны уточнения в части графика работы, размера основной оплаты, состава доплат и надбавок, и т.п. Этот вариант подразумевает фактически штатную расстановку в штатном расписании и является достаточно трудоемким.
2 подход: позиция = несколько штатных единиц.
Такой подход позволит создавать одну позицию штатного расписания для нескольких штатных единиц с равными условиями и упростить кадровый документооборот.
Пример. Если планируется принять на работу трех бухгалтеров, то для позиции штатного расписания "Бухгалтер" в конкретном подразделении указывается количество единиц. При этом отличия в оплате при необходимости можно задавать, как минимальный и максимальный размер тарифной ставки и/или надбавок. Позиция штатного расписания будет указана так:
Позиция 1 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 3 ставки
3 подход: комбинированный (наиболее логичный и часто используемый).
Пример. В организацию планируется принять трех бухгалтеров, при этом на одну из позиций будет предусмотрен прием внешнего совместителя-консультанта, и за этой позицией предполагается особый контроль. В штатном расписании можно создать две позиции: для позиции "Бухгалтер" без особых условий оплаты указывается количество единиц = 2, и отдельная позиция для совместителя с уточнением графика, основного начисления и состава доплат.
Позиции штатного расписания будут составляться так:
Позиция 1 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 2 ставки
Позиция 2 – Бухгалтерия / Бухгалтер / 1 ставка – особые условия
Выбор подхода к составлению штатного расписания определяется потребностями конкретной организации.

Настройки позиции штатного расписания

При ведении штатного расписания без сохранения история изменения с помощью приказов добавление и закрытие позиций осуществляется непосредственно в форме справочника.

Практикум №29__________________________________________________________________________
Откроем в разделе "Кадры" справочник "Штатное расписание". В учебной базе справочник "Штатное расписание" частично заполнен. Здесь указаны две позиции в отделе радиооборудования: рабочий и инженер. Проверим заполнение.

_______________________________________________________________________________________
Рассмотрим данные позиции штатного расписания подробнее. При добавлении новой позиции штатного расписания указывается:

Организация, для которой создается позиция (уточняется, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и конкретное подразделение организации (выбирается из справочника "Подразделения", может потребоваться флаг "Показывать новые");
Должность (выбирается из справочника "Должности" аналогично подбору подразделений);
Наименование позиции присваивается автоматически (по подразделению и должности) и при желании может уточняться после сохранения позиции. Изменение подразделения и должности после сохранения позиции возможно, только при наличии соответствующих прав по команде "Еще / Разрешить редактирование реквизитов" (при ведении учета без приказа на изменение штатного расписания).

Также для позиции возможно указать график работы, используемый по умолчанию, и количество штатных единиц (дробное количество указать возможно, если в настройках кадрового учета программы указано, что учет ведется по неполной ставке). Для утверждения позиции устанавливается флаг "Позиция утверждена" и дата утверждения. Именно такой вариант используется, если штатное расписание ведется без сохранения истории изменения.

Начисления по позиции штатного расписания

Для каждой позиции штатного расписания указывается оплата труда, которая будет составлять фонд оплаты (ФОТ) по позиции в унифицированных формах по штатному расписанию, а также автоматически заполняться в кадровых документах сотрудников. Здесь могут быть выбраны начисления со способом выполнения "Ежемесячно" либо "В перечисленных месяцах". При выборе начисления может потребоваться заполнить значение постоянного показателя.

Если начисление входит в ФОТ и показатели начисления известны (например, процент надбавки к окладу составляет 15%), то ФОТ рассчитывается автоматически или по кнопке "Пересчитать". Если же показатели зависят от данных конкретного сотрудника (например, сдельная оплата или доплаты за объем продаж), то ФОТ для штатного расписания (вклад начисления в ФОТ по штатной единице) можно скорректировать вручную. При этом в настройке данного начисления не должен быть установлен флаг "ФОТ рассчитывается автоматически".

Дополнительные сведения по позиции штатного расписания

На вкладке "Дополнительно" можно также:

Указать трудовую функцию, условия работы сотрудника, характер работы, а также дать краткое описание позиции;
Указать, что работа ведется на селе (тогда стаж в ПФР будет содержать код территориальных условий – СЕЛО, см. также настройки организации);
Уточнить количество дней отпуска в год, если по позиции штатного расписания состав ежегодных отпусков и/или количество дней по ним, отличается от данных в целом по организации.

Закрытие позиции штатного расписания при ведении штатного расписания без приказа

В последующем для закрытия позиции можно указать флаг "Закрыта и больше не используется" и дату исключения позиции из штатного расписания. Обратите внимание, что в таком случае для подразделения и должности отдельно устанавливается дата расформирования в их карточках, если они окончательно исключены из кадровых данных и более не будут использоваться.

При этом в списке позиций штатного расписания можно будет отображать как закрытые позиции, так и еще не утвержденные. Неутвержденные позиции отмечаются жирным шрифтом, закрытые – зачеркнутым.

Практикум №30__________________________________________________________________________
Дополним штатное расписание ООО "Авангард" и введем несколько позиций на 01.01.2022 непосредственно в справочнике "Штатное расписание" по команде "Создать".

Подбор данных других справочников можно осуществлять как из полного списка, так и набирая нужные наименования вручную.
1. Позиция "Директор/Администрация":

Подразделение – администрация, должность – директор (наименование сформируется автоматически), график - Пятидневка, 1 ставка.
На закладке "Оплата" заполняем ФОТ по позиции: начисление "Оплата по окладу" выбирается из списка начислений. Размер начисления (месячная тарифная ставка) указывается вручную, в нашем примере она равна 40 000 руб.
Заполним закладку "Дополнительно":

Условия приема на работу – Постоянная работа, описание – Руководство предприятием, право на основной отпуск 28 дней, доп. отпуск за ненормированный рабочий день 3 дня. Позицию следует записать и закрыть.
2. Аналогичным образом добавим позицию "Инженер/ Отдел электротехники":
Подразделение – Отдел электротехники, Должность – Инженер;
Позиция утверждена 01.01.2022, График работы – Пятидневка, 5 ставок;

Оплата труда: оплата по окладу 25 000 руб., надбавка за сложность 10%.

Дополнительная информация: отпуск основной 28 дней.

3. Также добавим позицию охранника в отделе охраны.
Подразделение – Охрана, Должность – Охранник; Позиция утверждена 01.01.2022, График работы сменный – 24ч. А, 4 ставки; оплата по часовому тарифу 40руб./час.

Обратите внимание, что при необходимости можно делать и отдельные позиции для графики разных циклов сменности, если это принято в организации; в рамках курса график будет уточняться в кадровых документах сотрудников.
Дополнительная информация: отпуск основной 28 дней.

Таким образом, штатное расписание для ООО "Авангард" составлено.

По команде "Печать" выведем форму Т-3.

Кроме того, список штатных единиц может быть одноуровневым либо многоуровневым, пользователь может указать данную настройку самостоятельно, в зависимости от того, какое отображение ему более удобно. Как правило, иерархический список просматривается, если установлен отбор по организации.

Таким образом, если возможность ведения истории штатного расписания не выбрана:

новые позиции добавляются непосредственно в справочник "Штатное расписание" по актуальным подразделениям и должностям, это упрощает первичное заполнение позиций, а также корректировки в последующем при необходимости;
все настройки (график, право на отпуск и т.п.), в том числе закрытие позиции отмечается непосредственно в карточке позиции, что удобно и понятно для заполнения;
изменение любых условий труда по позиции (график работы, оплата труда, количество штатных единиц и т.п.) с сохранением истории изменения невозможно. В этом случае возможны два варианта. Вариант 1: условия оплаты и др. редактируются в карточке позиции и история их изменения в программе не сохраняется. Вариант 2: для сохранения истории потребуется закрыть позицию и открыть другую с новыми условиями, переведя на нее сотрудника кадровым переводом.

Часто задаваемые вопросы